Handbok för arkiv och diarium

I handboken kan du läsa om vad som gäller för hantering av allmänna handlingar vid universitetet.

• Allmänt om arkiv och diarium

  Den information som skapas vid och kommer in till en myndighet utgörs till största delen av allmänna handlingar. Handlingar är allt som innehåller information av något slag, t ex texter, bilder eller elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Minnesanteckningar, utkast och säkerhetskopior betraktas inte som allmänna handlingar. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen och är en del av offentlighetsprincipen.

   

  Vissa allmänna handlingar måste bevaras, andra kan gallras. De handlingar som bevaras bildar myndighetens arkiv och är enligt arkivlagen (SFS 1990:782) en del av den nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.

   

  Handlingarna registreras eller hålls  i vissa fall ordnade på annat sätt. Det vanligaste sättet att registrera handlingar är att diarieföra dem. Handlingar som inte behöver registreras kan t ex vara personalakter eller studentuppsatser som har en naturlig sorteringsordning och enkelt kan hållas ordnade. Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400)

   

  De handlingar som inte registreras ordnas och förtecknas för att bli sökbara genom en arkivförteckning. Universitetets förtecknade handlingar förvaras till största delen i de centralarkiv som finns på respektive campusort samt i olika närarkiv. Det gäller även arkivhandlingar från Högskolan Östersund (1977-1993) och Högskolan Sundsvall/Härnösand (1977-1993). Arkivet från Socialhögskolan Östersund (1971-1977) är levererat till Riksarkivet.

  Uppdaterat 31 maj 2013
• Organisation för arkiv och diarium

  Arkiv

  Arkivorganisationen vid Mittuniversitetet är decentraliserad. Vid universitetsedningens kansli (UK) finns universitetsarkivarie och en projektanställd arkivarie/projektledare. Den centrala arkivfunktionen vid UK ansvarar för att:

  • Handleda, utbilda och informera arkivredogörarna i organisationen
  • Sköta centralarkiven och leveranser dit från verksamheten
  • Ansvara för kontakter med Riksarkivet och andra myndigheter i arkivfrågor
  • Ta fram arkivredovisning och andra styrdokument
  • Administrera systemstöd för arkivförteckning
  • Ha ett övergripande ansvar för att arkivverksamheten vid Mittuniversitetet håller god kvalitet, inklusive elektronisk arkivering i samarbete med IT-avdelning och respektive systemägare
  • Utbilda övrig personal i arkivrelaterade frågor vid behov

   

  Respektive chef är arkivansvarig för de handlingar som upprättas inom den verksamhet som faller inom aktuellt ansvarsområde. Ansvaret kan delegeras till någon i verksamheten som därmed blir arkivredogörare. Arkivredogörarnas uppgifter, förutom att bevaka arkivfrågor och förmedla information ut i organisationen, är framförallt att ordna och förteckna verksamhetens arkiv samt se till att föreskriven gallring sköts.

   

  Tillsynsmyndighet i arkivfrågor är Riksarkivet. Riksarkivet genomför tillsyn/inspektioner av arkivverksamheten och tar fram föreskrifter och andra styrdokument för arkivvården vid samtliga statliga myndigheter,

   

  Mittuniversitetets arkivredogörare:

  Universitetsledningens kansli, Carl-Åke Åström

  Campusservice, Jenny Jönsson

  Ekonomiavdelningen, Marianne Wikner

  IT-avdelningen, Jenny Lindgren

  Kommunikationsavdelningen, Eva Wiktorsson

  Personalavdelningen, Jenny Smedman

  Studentcentrum, Agneta Sundvisson

  Samverkansavdelningen, Kristina Rådberg

  Avdelningar och fakultetskansli inom Fakulteten för naturvetenskap, teknink och medier, Anne Åhlin

  Avdelningar och fakultetskansli inom Fakulteten för humanvetenskap,

  Universitetsbiblioteket, Cathrine Berggren

   

  Diarium

  Mittuniversitetets diarieverksamhet är centraliserad, två registratorer placerade vid universitetsledningens kansli arbetar med att diarieföra handlingar. Ingen diarieföring utförs i verksamheten, handläggare mejlar eller skickar in handlingar till diariet.

  Uppdaterat 6 maj 2013
• Bevarande och gallring

  Huvudregeln för allmänna handingar är att de skall bevaras för evigt. Allmänna handlingar vid en statlig myndighet får dock gallras om det är fastställt i någon av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) eller i förekommande fall i lokalt fattade gallringsbeslut. Vid Mittuniversitetet fattas gallringsbeslut av rektor. Finns handlingarna inte upptagna i föreskrift eller beslut får de inte gallras utan skall bevaras och arkiveras.

   

  I Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan finns presenterat och sammanställt från föreskrifter och beslut vilka handlingar som skall bevaras och vilka som ska gallras.

   

  När handingar gallras ska de förstöras. Innehåller handlingarna personuppgifter eller sekretessreglerad information ska de brännas eller strimlas, i annat fall kan de gå till pappersåtervinning. Kontakta den centrala arkivfunktionen vid universitetsledningens kansli om du har frågor om hur du går tillväga.

   

  Handlingar som bevaras ska arkiveras, d v s ordnas och förtecknas. Kontakta arkivredogöraren för verksamheten där du arbetar eller den centrala arkivfunktionen om du har handlingar som ska bevaras.

  Uppdaterat 31 maj 2013
• Förteckna arkiv/Arkivredovisning

  Allmänna handlingar som skall bevaras skall ordnas och förtecknas. För handlingar på papper innebär det att de ska rensas på gem, plastfickor, kladdlappar (t ex post-its), gummiband och kopior. Gallringsbara handlingar behöver inte förtecknas och skall skiljas från de handingar som ska bevaras. Pärmregister kan sitta kvar om de är av papper, plastregister plockas bort. Handlingarna plockas ur pärmar etc och läggs i arkivbeständiga syrafria arkivboxar som kan hämtas på resektive vaktmästeri. Boxarna ska vara tätt packade men inte bukta utåt.

   

  Alla volymer (arkivboxar) ska redovisas i en arkivförteckning och få ett unikt signum. För handlingar inkomna och upprättade tom 31 mars 2013 görs det enligt allmänna arkivschemat. Fr om 1 april 2013 använder Mittuniversitetet en verksamhetsbaserad arkivförteckning med punktnotation enligt en fastställd klassificeringsstruktur. Förteckningen görs i Word för respektiven institution eller avdelning t o m 31 mars.  Undantag från detta finns, Studentcentrums förteckning baserad på det amänna arkivschemat avslutas 31 december 2012. Kontakta din arkivredogörare för att få hjälp med att förteckna arkiv. Har du frågor om arkivredovisning generellt, kontakta den centrala arkivfunktionen vid universitetsledningens kansli.

   

  När handlingarna är förtecknade märks varje arkivbox med en klisteretikett godkänd för att använda i arkiv, utskrivna enligt en mall. Av etiketten framgår arkivboxens innehåll och unika identitet. Etiketter kan beställas av den centrala arkivfunktionen vid universitetsledningens kansli.

  Uppdaterat 31 maj 2013
• System för långsiktigt bevarande/e-arkiv

  Mittuniversitetet har inget system för långsiktigt bevarande av elektronisk information. De elektroniska handlingar som skall bevaras skrivs ut och arkiveras på papper eller lagras i respektive verksamhetssystem i väntan på en e-arkivslösning. Kontakta den centrala arkivfunktionen vid universitetsledningens kansli i frågor rörande e-arkivering, t ex om det råder osäkerhet kring huruvida handlingar skall skrivas ut för arkivering eller ligga kvar i systemen.

  Uppdaterat 3 maj 2013
• Diarium

  Ett diarium är ett register över myndighetens inkomna och upprättade handlingar. Att diarieföra är  det vanligaste sättet att registrera handlingar på och en stor del av Mittuniversitetets handlingar diarieförs. Av diariet framgår när en handling har kommit in till myndigheten eller upprättats, vad handlingen rör och vem som är avsändare eller mottagare. I Mittuniversitetets diarium skannas också själva handlingen i de flesta fall in. För att skapa struktur och öka sökbarheten förs handlingar samman till ärenden som rör samma fråga. En tydlig ärendemening sammanfattar vad ärendet rör och gör det sökbart. Varje ärende har ett unikt diarienummer som består av året och ett löpnummer, t ex MIUN 2013/XXXX samt en klassificering enligt vår klassificeringsstruktur som utgör diarieplan.

   

  Syftet med att diarieföra är att skapa struktur, sammanhang, sökbarhet och uppföljningsmöjligheter för handlingar som inte har någon naturlig sorteringsordning. Det kan t ex röra korrespondens, avtal, överenskommelser, styrdokument, beslut etc. Ett annat syfte är att tillgängliggöra handlingar, både inom organisationen och externt mot allmänhet, media och andra myndigheter som en del i den insyn som enligt offentlighetsprincipen ska finnas hos en myndighet.

   

  Handlingar som innehåller sekretessreglerade upgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) måste diarieföras. Det beror på att myndigheten inte kan lämna ut handlingen utan sekretessprövning, därför skall det, på grund av allmänhetens rätt till insyn, framgå av diariet att handlingen finns.

   

  Vad som skall diarieföras och inte framgår av dokumenthanteringsplanen. Om du har frågor rörande diarieföring eller söker en diarieförd handling kan du kontakta registrator som organisatoriskt är placerad vid universitetsledningens kansli. Diariet är fysiskt placerat i N-huset i Sundsvall.

   

  Har du handlingar som skall diarieföras kan de mejlas till registrator@miun.se om du har handlingarna elektroniskt. Är originalen på papper skickar du dem med internposten.

   

  Behöver du lägga upp ett ärende, d v s få ett diarienummer, för t ex ett beslut eller en utgående skrivelse kontaktar du registrator.

   

  Du kan även söka handlingar själv i diariet via vår search port.

  Uppdaterat 31 maj 2013