Ny metod för bättre upphandlingar

– Vi har utvecklat en processmetod för att förbättra kvaliteten och effektiviteten i upphandlingar. Den kan också betyda att flera av regionens småföretag lättare kan samarbeta kring större upphandlingar, säger Börje Hansson, projektledare.

Det finns många exempel på upphandlingar som slutar med fördyringar och att projekt försenas. Orsaken är ofta att det är en komplicerad process med många olika intressenter inblandade såsom köpare, slutanvändare, inköpsavdelning, ekonomiavdelning och ofta en bristande förståelse mellan dessa. Inte minst är kvalitetsbrister i upphandlingens anbudsförfrågan en bidragande orsak till många misslyckanden.

I ett treårigt Interregprojekt kallat Strukturerat Multidisciplinärt Projekt (SMP)/ Concurrent Design (CCD) har den nya metoden tagits fram. Concurrent Design är en metod som bygger på multidisciplinär samverkan för att genomföra de inledande faserna av ett projekt snabbare och med bättre resultat än traditionella metoder.

I ett specialutrustat samarbetsrum, alternativt online i videokonferens, sam­las de ämnesexperter som ska utveckla lösningen. Experterna jobbar tillsammans i sessioner. Beslut tas i sessionerna, så att man hela tiden kommer vidare i arbetet som ska utföras. I rummet har experterna tillgång till IT-basera­de specialverktyg. Förutom människorna och verktygen krävs en väldefinierad arbetsprocess (ramverk). På så sätt garanteras att allas kunskaper snabbt bidrar till slutresultatet.

– Utvecklingen av ett CCD-ramverk anpassat för upphandlingar bidrar till ett bättre genomförande av anbuds- och kravspecifikationsfasen något som hjälper till att garantera upphandling inom avtalat pris, tid och kvalitet, säger Börje Hansson.

Concurrent Design utvecklades av NASA för att höja kvaliteten i projekt, minska tidsåtgång och ge bättre kontroll/slutprodukt. Metoden har i många år använts i stora och komplexa projekt, i Norge främst inom oljeindustrin, men på senare tid inom helt andra områden.