Planerad kommunikation ska bidra till att omlokaliseringen kan genomföras på ett bra sätt med så liten påverkan på kärnverksamheten som möjligt, samt med delaktighet och förståelse från medarbetarna. Kommunikationen ska även bidra till ett fortsatt gott förtroende för Mittuniversitetet i omvärlden.
Lokalisering 2016 arbetar utifrån en kommunikationsplan med tillhörande aktivitetsplan. Aktivitetsplanen beskriver de kommunikationsinsatser som ska genomföras med anledning av omlokaliseringen. De planerade kommunikationsinsatserna följer projektets tidslinje över händelser, men uppdateras kontinuerligt utifrån uppkomna lägen och behov.
Framgångsfaktorer för kommunikationen
- En öppen process med möjligheter till återkoppling av synpunkter och idéer.
- Att cheferna ges förutsättningar att fungera som nyckelpersoner och informationsbärare och ger medarbetarna utrymme för dialog och delaktighet i processen.
- En tydlig och gemensam förklaring kring orsaken till omlokaliseringen.
- Att den interna informationen prioriteras och lämnas före eller som senast samtidigt som extern information.
- En tydlig målbild av den framtida lokaliseringen samt en gemensam framtidsvision för Mittuniversitetet som lärosäte.
- En närvarande ledning som är delaktiga i processen.
- Visad förståelse för praktiska följder som uppstår för individerna som påverkas av omlokaliseringen.
- Bevakning av den externa debatten med inriktning att Mittuniversitetet uttalar sig främst för att reda ut sakfel.
- Att kommunikationen i projektet samordnas genom delprojektet för kommunikation.
- Att kommunikationen är proaktiv och snabb, vilket innebär att snarast möjligt ta tag i frågor som kommer upp under arbetets gång och att ha beredskap inför olika kommunikationsutmaningar som kan uppstå.
- Samverkan mellan arbetsgivare och personalrepresentanter (fackliga och skyddsombud, huvudskyddsombud) för att kunna kommunicera gemensamma budskap.
Målgrupper
Interna målgrupper
- Ledning/chefer
- Medarbetare som berörs direkt (Härnösand, Sundsvall)
- Medarbetare som berörs indirekt (Sundsvall, Östersund, övriga)
- Studenter som berörs
Externa målgrupper
- Potentiella studenter som kan komma att beröras
- Näringsliv/samverkanspartners/beslutsfattare
- Omgivande samhälle/potentiella medarbetare
Delprojektet ansvarar för följande webbplatser:
miun.se/lokalisering2016
Målgrupp: Medarbetare
miun.se/flytten
Målgrupp: Studenter