Rektor Anders Söderholm och förvaltningschef Håkan Stenström presenterade vid personalmötet den 19 maj förslag till kommande förändringar inom förvaltningen med utgångspunkt från den genomförda översynen med Bengt-Ove Boströms utredning.
I utredningen finns två huvudspår; kultur och struktur. Spåret om kultur utgår ifrån att all verksamhet som Mittuniversitetet bedriver är kärnverksamhet och att alla personalgrupper bidrar till att nå målen för verksamheten. När det gäller struktur så har Bengt-Ove Boström ett antal övergripande förslag till förändringar i sin utredning. Vad de innebär har nu konkretiserats av ledningen och presenterades vid mötet (se även pdf i högermarginalen).
I punktform är förslagen följande:
- Ny avdelning: service med ca 30 medarbetare som samlar den service som har studenterna som huvudmålgrupp (chef ska rekryteras)
- Ny avdelning: registratur och studieadministration som innebär att de myndighetsutövande delarna ska samlas inom en avdelning (chef: Malin Styrman)
- Ny avdelning: universitetsledningens stab föreslås bli etablerad den 1 juli 2014. Den blir en sammanslagning av UK och REK till en stabsorganisation för universitetsledningen direkt under förvaltningschefen.
- Serviceavdelningen och Registratur/Studieadministration etableras i den takt som riskanalys, samverkan och chefsrekrytering tillåter.
- En del funktioner där det i dagsläget finns oklarheter eller ett delat ansvar kommer att flyttas eller utredas ytterligare. Utredning av funktionsförändringar genomförs i höst.
- KOM och SAM har redan flyttats ur den gemensamma förvaltningen med prorektor som linjechef, men formerna för behovsstyrning, prioritering och dimensionering ska utredas ytterligare. Processledarna ska också föras in i denna organisationsdel.
- Kulturfrågorna läggs in i det fortsatta strategiarbetet för verksamhetens förutsättningar.
- Uppsägningar kommer inte att ske inom ramen för denna förändring.
Synpunkter på förslaget tas upp vid APT och med närmaste chef som tar dem vidare till Håkan Stenström.
Frågestund
Under frågestunden efter presentationen kom det upp ett antal frågor, bland annat följande:
Är detta redan beslutat eller ska det ses som ett förslag man kan ha synpunkter på?
– Ja det finns anledning att ha synpunkter, det finns gråzoner i kanterna av de övergripande principerna som absolut kan diskuteras. Håkan Stenström kommer att fånga upp synpunkter via cheferna.
Vad händer med IT-avdelningen?
– De kommer att sitta i orubbat bo personalmässigt men får en del förändringar vad gäller roller och ansvar.
Vem ska äga Nilex (ärendehanteringssystemet som bl a helpdesk och frontdesk använder)?
– Det finns skäl att titta närmare på det och det har inletts en diskussion mellan cheferna för Camp och IT.
Processledarna ligger kvar under prorektor, behöver de i sig något administrativt stöd?
– Processorganisationen kommer att utvärderas, därefter sker ställningstaganden framåt.
Var hamnar lika villkorshandläggare?
– I universitetsledningens stab.
När ska detta beslutas och av vem?
– Nu vidtar en samverkansprocess med riskanalys, vilken tid som behövs för denna process behöver preciseras av fackliga parter och av personalavdelningen. Det blir inte ett samlat beslut utan en del av de övergripande besluten kommer att fattas av rektor och en del av det som mer direkt berör förvaltningsorganisationen av förvaltningschefen.