Rutiner för nya insatser med KK-stiftelsen som finansiär
Ett forskningsprojekt inom KK-miljön - från början till slut
1. Initiering/idégenerering
December år 0 |
Gemensamt uppstartsmöte/workshop, nya idéer |
|
|
Utskick med uppmaning att formulera nya projekt |
Processen börjar med ett uppstartsmöte/workshop som initieras av KK-miljöns styrgrupp. Där presenteras KK-miljöns strategi och områden som behöver åtgärdas, vilka utlysningar som är sökbara och vilka vi lämpligen bör satsa på samt, i förekommande fall, särskilda projekt eller områden som behöver utvecklas. Till detta informella uppstartsmöte är alla seniora forskare inom KK-miljön inbjudna. Efter träffen görs ett utskick till alla forskarna med en uppmaning att lämna in projektförslag.
2. Utvecklingsprocess
| Februari år 1 |
Inlämning av utkast (drafts)- Presentation av utkastDe första projektförslagen består av utkast – drafts. De presenteras på ett gemensamt seminarium. Utkasten granskas sedan internt och får feedback från KK-miljöns ledning. Ledningen väljer därefter ut de utkast som får gå vidare i processen. |
|
Mars
|
Inlämning av förslag (proposals)De forskare vars idéer går vidare ska nu skriva ett mer utförligt förslag – proposal. Förslagen ska inkludera en preliminär budget samt en beskrivning av deltagande företag. Förslagen presenteras sedan för KK-miljöns referensgrupp. Baserat på feedback och rekommendationer från referensgruppen samt forskningsmiljöns strategi, väljer styrgruppen ut de förslag som ska utvecklas till fullständiga projektförslag. |
|
Maj
|
Inlämning av fullständiga projektplanerProjektledare utses och förslag på internationella experter som kan granska de färdiga projektförslagen begärs in till fakulteten. Fullständiga projektplaner samt CV från alla deltagande forskare och företag ska levereras i början av maj – i god tid för att sätta igång den externa granskningen av insatserna. Formalia för projektplanerna anges i respektive utlysningstext från KK-stiftelsen. |
|
Blanketter och mallar
- Mall för att skriva utkast: Project Draft_KKM_Template_2015
- Instruction power point presentation of drafts 2015
- Mall för att skriva förslag: Project Proposal_KKM_Template_2015
Skriv sedan fullständig projektplan enligt anvisningar i utlysningstexten från KK-stiftelsen.
Övrigt material med relevant information
3. Kvalitetssäkring
Maj-juni år 1 - Extern granskning
Juli-augusti år 1 - Revidering
Augusti-september år 1 - Eventuell omgranskning
Fakulteten ombesörjer att de färdiga förslagen till projektplaner skickas för extern granskning - både vetenskaplig granskning och granskning av samproduktion. Om ett projekt inte får tillräckligt höga poäng av granskare måste en revidering göras utifrån kommentarer och feedback, sedan skickas projektförslaget för omgranskning. De färdiga förslagen presenteras återigen för KK-miljöns externa referensgrupp, de presenteras och granskas även av fakultetsnämnden.
September år 1 - Slutgiltigt projekt inkl. fullständiga budgetmallar
Oktober år 1 - Granskning av formalia
Projektplanerna ska kompletteras med en av avdelningsekonom godkänd intern budgetmall samt en ifylld KKS budgetmall, innan alltsammans formaliagranskas internt av fakulteten. I samband med skrivningen av verksamhetsplanen till KK-stiftelsen beslutar dekanus om en prioritering av projektförslagen.
Slutet av oktober år 1 - Inskick av ansökningar tillsammans med verksamhetsplanen
Ansökningarna skickas in till KK-stiftelsen tillsammans med verksamhetsplanen vid månadsskiftet oktober/november, sedan genomför KK-stiftelsens expertgrupp en hearing vid Mittuniversitetet. Utgången av denna hearing resulterar i ett beslut i mitten av december om vilka projektförslag som beviljas medel.
Blanketter och mallar
- Granskningsmallar som används av externa granskare av vetenskaplig kvalitet/samproduktion (kompletteras med fler vid behov):
- Checklistor som används internt av fakulteten (kompletteras med fler vid behov):
- Budgetmallar:
- Mittuniversitetets interna budgetmall: Se Mittuniversitetets hemsida för uppdaterad version och information.
Ang. KK-stiftelsens budgetmall: vi lägger upp mallar så fort vi får nya för 2015.
Övrigt material med relevant information
4. Projektstart
December
|
Beslut från KK-stiftelsen |
Januari-februari
|
Jaga underskrifter från företag, skriva IPR-avtal med företag samt ev. forskaravtal med medverkande MIUN-forskare. |
Mars
|
Skicka färdigställt avtal till KKS = projektstart |
I mitten av december kommer beslut om finansiering av insatser från KK-stiftelsen. När startdatum och budget i beviljade projekt är godkända av KK-stiftelsen, skickar de ut avtal för påskrift av Mittuniversitetet samt deltagande företag. Det är Mittuniversitetets uppgift att se till att underskrifterna kommer in i tid. I samband med detta upprättas även IPR-avtal och eventuella forskaravtal med medverkande forskare. Så fort alla, inklusive KK-stiftelsen, har skrivit under avtalet kan projektet läggas upp som en aktivitet i Agresso.
5. Löpande under projektets livstid
Höstterminen |
Verksamhetsplan: lämna statusrapportInför verksamhetsplan till KKS varje höst: lämna statusrapport till KK-miljöns ledning med kommentarer kring projektets vetenskapliga måluppfyllelse, samproduktion samt bidrag till profileringen av KK-miljö. Blanketter och mallar |
Vårterminen |
Uppföljningsrapport: lämna statussrapport, ekonomirapport samt rapportering från företag.Inför uppföljningsrapport till KKS varje vår: lämna statusrapporter för projektet, ekonomin samt läges- och ekonomisk rapportering från deltagande företag. Blanketter och mallar |
6. Slutrapportering av projekt
Slutrapportering görs i samband med verksamhetsplan eller uppföljningsrapport, detta finns beskrivet i avtalet. Slutrapporteringen består, i enlighet med avtalet, av en insatsrapport, sammanställningar från deltagande företag med kommentarer kring projektet – näringslivets nytta, ekonomisk rapportering samt en intern ekonomisk rapportering för projektet som ska vara underskriven av ekonom och projektledare. Allt detta skickas in till KK-stiftelsen i samband med att verksamhetsplanen eller uppföljningsrapporten skickas in. Utöver detta ska projektledaren skriva ett tillägg till insatsrapporten, utformad för att ge ytterligare input till externa granskare i vår interna utvärderingsprocess av avslutade insatser. Så långt det är möjligt kommer samma experter som ursprungligen granskade ansökan även granska slutrapporten.
Blanketter och mallar
- Mall för att skriva slutrapport: Final report_slutrapport insats 2015
- Mall för företagens ekonomiska redovisning: Ekonomisk rapport_företag_mall
- Mall för intern ekonomisk slutredovisning: Ekonomisk slutrapport_insatser 2015
- Mall för att skriva tilläggsrapport: Supplement to final report_tilläggsrapport insatser_2015