Vägledning och mallar för styrdokument
Vägledning
Tydlighet i styrdokument
En viktig förutsättning för effektiv styrning är tydliga styrdokument. Vid utformning och beredning av styrdokument ska därför följande eftersträvas:
-
Varje styrdokument ska i möjligaste mån innehålla ett slags styrnorm. Om detta inte är möjligt ska det tydligt framgå i både rubrik och text att dokumentet innehåller exempelvis ”Policy och regler för....”
-
Beslutade styrnormer ska inte skapa tveksamhet om vilka beslut som är tillåtna respektive inte tillåtna.
-
Om det är lämpligt fogas avsnitt från andra styrdokument, exempelvis lag och förordning, till styrdokumentets styrnorm. Detta ska då tydligt anges.
-
Styrdokumentet ska inte skymmas av ovidkommande information. Sådan information kan lämnas vid implementering eller vid annat tillfälle.
-
Enkelt och kortfattat språk.
Mallar
1. Strategi
- En strategi anger mål och verksamhetsinriktning för en period om 3-5 år.
- En strategi är universitetsövergripande och rör områden som forskning, utbildning, samverkansuppgift och verksamhetens förutsättningar.
- En strategi ska kompletteras med planer för implementering, vilka konkretiserar inriktning i strategidokumentet.
- Strategidokumentet upphör att gälla efter det den period som beslutet omfattar.
Exempel: Utbildningsstrategi för perioden 2010 – 2017. Strategin anger universitetets målsättningar och ambitioner för olika studentgrupper, utbildningsformer och utbildningsområden, målsättning och ambitioner för långsiktig positionering och konkurrenskraft m. m. Arbetet delas in i tre faser med angiven organisation och tidsplan.
2. Policy
- En policy ska ange allmänna mål som ska eftersträvas och/eller värden som ska beaktas.
- En policy gäller tills vidare varför äldre policies upphör att gälla när de blir inaktuella.
- En policy ska fortlöpande följas upp och senast efter 5 år utvärderas.
- En policy kan vid behov kompletteras med plan, regler som styr tillämpning av policyn samt handläggningsordning.
Exempel: Arbetsmiljöpolicy
Anger mål och specifika syften för arbetsmiljöarbetet vid Mittuniversitetet. Preciserar ansvaret för arbetsmiljö samt redovisar organiseringen för/och arbetet med arbetsmiljöpolicyn.
3. Regler
Regler anger på ett mycket konkret och detaljerat sätt de beslut och åtgärder som vid ett givet tillfälle fordras.
- Regler utgör den mest konkreta formen av styrdokument
- Regler gäller tills vidare, varför gamla regler måste upphävas eller revideras
- Regeltillämpningen följs fortlöpande upp via revisioner av olika slag
- Regler ska omprövas minst vart 5:e år av föredragande enhet
Exempel: Arbetsordning
Arbetsordningen omfattar rektors arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter. Arbetsordningen anger delegationsordning till dekanus, universitetsdirektör, nämnder, avdelningar och chefer för universitetets olika enheter.
4. Plan
- Planer ska ange så konkreta mål och/eller åtgärder som möjligt.
- Planer ska ha en begränsad giltighetsperiod och upphör utan åtgärd vid giltighetstidens utgång.
- Planers effekt i verksamheten ska följas upp under tillämningsperioden och utvärderas efter periodens slut.
- Planer kan kompletteras med uppdrag som konkretiserar eller periodiserar planen.
Exempel: Verksamhetsplan 2014
Verksamhetsplanen innehåller vision, strategiska mål, och delmål för 2014. Budget innehåller ekonomisk plan, budgetarbetet, investeringar med mera.
5. Handläggningsordning
- Handläggningsordningar gäller i allmänhet tills vidare men ska prövas minst vart femte år.
- Handläggningsordningar har i huvudsak hög grad av konkretion.
- Handläggningsordningars tillämpning och funktion ska fortlöpande följas upp.
- Handläggningsordningar kompletteras med de styrdokument som ska tillämpas.