GOINFO och Myndighetsnätverket (Västernorrland) har ambitionen att utröna hur god informationsförvaltning kan stödja Myndighetsnätverkets övergripande syfte som via samverkan: ger en kostnadseffektivitet skapar utveckling inom respektive myndighet stärker den regionala konkurrenskraften gör myndigheterna i regionen till attraktivare arbetsgivare förbättrar kompetensförsörjningen. I detta sammanhang är det främst följande myndigheter som deltar i samtalen: Statens tjänstepensionsverk (SPV), Centrala studiestödsnämnden (CSN), Bolagsverket, Försäkringskassan, Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Tullverket, Läs mer om Myndighetsnätverket
Tidigare möten och workshops som GOINFO haft med Myndighetsnätverket har gett vid handen att det inte bara är kunskap kring e-arkiv och tekniska lösningar som är intressanta, utan många frågor handlar om hur man skall få fungerande uttagsfunktioner ur olika verksamhetssystem.
Dagens möte har till syfte att bland annat titta på ett par intiativ som på olika sätt kan komma påverka hur man kommer organisera sina uttag och e-arkivsystem.
Olov Rydberg, administrativ chef på Statens servicecenter, berättade om den nyligen färdigställda förstudien kring de eventuella planerna på att tillhandahålla e-arkiv och e-diarium som tjänst.
Håkan Drufva, arkivarie från Uppsala universitet, berättade om hur de har arbetat med att ta fram arkivinformation ur olika system.
– Med en relativt liten budget har Uppsala universitet i samarbete med företaget RISEtoBloome utvecklat en egen e-arkivlösning. Detta gjordes efter att man först hade varit med i SYLL-projektet men hoppat av på grund av att det ställdes för höga krav på inleverans och att man upplevde att den e-arkivlöning som utvecklades inom projektet var ”som en stor svart låda”. Universitetets önskemål var att istället leverera fortlöpande, varför man behövde mer än en ”mottagningsstation”. Då man tog kontakt med RISEtoBloom fanns ingen färdig lösning utan e-arkivsfunktionen har utvecklats genom samarbete och kravställning på vad systemet skulle göra.
Arkivet är ännu inte navet i verksamheten men detta är det långsiktiga målet. Controllern vid Uppsala universitet är intresserad av arkiv och ser möjligheterna med en god informationsförvaltning, vilket har varit betydelsefullt. Håkan menar att man inte kan ställa allt för höga krav till en början, det viktiga är att få in handlingarna. Vid överföringen skapas i dagsläget inga informationspaket, varken vid inleveransen eller vid mottagandet. Funktionen ses som ett mellanarkiv.
Håkan menar att de stora ekonomiska vinsterna med att gå ihop finns i uttagsmodellerna, som kostar mellan 70 000 och 200 000 per styck. Utmaningen är att få ut ett xml-paket som representerar en handling och att göra rätt koppling till systemet. De system som Universitetet gör uttag från i dagsläget är uppsatsdatabasen Diva, ärendehanteringssystemet W3D3 och kurskatalogen Selma. Man börjar alltså få in system i e-arkivet men det tar tid. Från W3D3 som har 3000 tabeller valde man ut 300 för överföring. Ett problem är att det kan krävas godkännande från systemägaren angående vad man får ta ut. Sammantaget ställs väldigt höga krav när man ska arkivera e-handlingar. Det finns flera ”flaskhalsar” en sådan är till exempel konvertering från PDF till Pdf/A vilen tar enorm tid.