Registrera tjänsteresa inrikes
Du som resenär ska lämna in din reseräkning i Primula så snart som möjligt, dock senast inom ett år. Därefter granskas och godkänns reseräkningen innan utbetalning.
Till reseräkningen ska du bifoga:
- Konferensprogram/deltagarlista eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten
(undantag om resa skett till någon av våra campusorter) - Originalkvitton för dina utlägg
Under menyvalet Min sida och Resor/Utlägg registrerar du din tjänsteresa som du har gjort inrikes.
1. Välj formulär Resa inrikes - Klicka på Skapa nytt ärende.
2. Ange avresa från bostad/kontoret och hemkomst till bostad/kontoret. Fyll i fälten Avresa, Klockslag, Hemkomst samt Klockslag.
Om du ordnat privat boende, klicka på Nattraktamente och ange nätter med eget boende.
3. Fyll i ändamålet med resan genom att klicka på Ändamål.
Om resan ska konteras på annat kostnadsställe än din ordinarie grundkontering, klicka på Kontering. Ange kontering och klicka Lägg till.
I fältet omfattning föreslår systemet att fördelning görs på 100 %. Ändra värdet om fördelning ska ske på flera konteringar. Ange kontering och klicka Lägg till.
Rutan Inom verksamhetsort (ej traktamente) används endast när fria måltider erhållits vid exempelvis konferens eller utbildning på din verksamhetsort eller vid bilersättning för resa inom din verksamhetsort. Inget traktamente eller eventuellt förrättningstillägg utbetalas i dessa fall.
4. Ange de fria måltider du erhållit genom att klicka på Måltider.
Har du erhållit samtliga fria måltider alla dagarna kan du klicka på knappen Internat.
Frukost som ingår i hotellpriset markeras som utan kostförmån. All annan måltid som du har blivit bjuden på ska markeras som med kostfömån.
Avbrott i resan: För att registrera avbrott i resan, klicka på listen Avbrott i resa.
Ange sedan orsak, datum och klockslag. Observera att orsaken till frånvaron (tjänstledighet, semester eller sjukfrånvaro) även ska registreras som vanligt i Primula.
Utlägg under resan: För att registrera utlägg under resan, klicka på listen Utlägg.
Välj typ av utlägg i flervalslistan Utlägg, fyll i fälten Belopp (inklusive moms) samt momsen separat i Varav moms.
Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen Avv.kontering och lägg in avvikande kontering, kom ihåg att klicka på Lägg till.
Representation under resan: För att registrera representation, klicka på listen Representation.
Välj typ av representation i flervalslistan Representation, fyll i fälten Belopp, Antal personer och Syfte.
Klicka på knappen Deltagare och registrera där namn och företag för de personer som deltagit alternativt kryssa i rutan Bilaga bifogas.
Bilersättning: För att registrera bilersättnin, klicka på listen Bilersättning.
Välj typ av ersättning i flervalslistan Bilersättning.
Kryssa i rutan Bilmedgivande om sådant finns, så utbetalas även skattepliktig bilersättning.
Fyll i fälten Färdväg och Antal km.
5. Klicka på Beräkna för att se din preliminära ersättning.
Skatteberäkningen som visas är en schablon och korrigeras enligt dina skatteuppgifter då den lönebearbetats.
Traktamentet visar traktamente inklusive reducering av eventuella måltider.
Om du har utlägg måste kvitto bifogas ditt ärende. Granskare och attesterare måste kunna ta del av dem för att se vad utlägget avser.
Fysiskt kvitto: Scanna in ditt fysiska kvitto och bifoga i ärendet. Skriv sedan ut Utläggsbilagan genom att klicka på Utläggsbilaga/Skriv ut. Fäst kvittot på utläggsbilagan och skicka in till HR-administratör.
Digitalt kvitto:Bifoga ditt digitala kvitto i ärendet genom att dra filen eller tryck på bläddra för att öppna utforskaren. Klicka på filen du vill lägga till.
6. När du har fyllt i dina uppgifter klickar du på knappen Skicka.
Din registrering har nu fått ett ärendenummer och du kan se ärendets status under Mina ärenden.
