På denna sida finns information om vad som gäller i samband med den organisationsförändring som trädde i kraft den 1 april 2013. Målet för det arbete som ledde fram till förändringen har varit att uppnå en strukturell och organisatorisk helhet samt att minska de administrativa kostnaderna.

Ny arbetsordning och organisationsplan

Den nya arbetsordningen och organisationsplanen gäller sedan den 1 april 2013. Arbetsordningen är det dokument som klargör hur universitetets verksamhet ska styras och följas upp och vilka olika ansvarsområden som olika nivåer och funktioner inom universitetet har. Den framhåller att universitetet har sin bas i den kollegiala akademiska organisationen. Parallellt med den så finns en traditionell linjeorganisation som ska säkerställa att arbetsgivar- och myndighetsuppgifterna fullgörs på ett rättssäkert sätt, att uppföljning och kontroll är funktionell och att beslut genomförs. Det finns två former för beslutsmandat, kollegium och linje. Arbetsordningen är särskilt tydlig vad gäller linjeorganisationens uppgifter och formella mandat. För den kollegiala delen finns i första hand bestämmelser kring de valda organens uppgifter. 

Nya rutiner för alla medarbetare

I samband med den nya organisationen infördes en ny arbetsgång för hantering av fakturor:

• Ekonomiavdelningens produktionsgrupp konterar kontofält 1 (konto) och kontofält 2 (org enh). De registrerar även den motpartskod som behövs vid transaktion mellan statliga myndigheter samt övrig information som återfinns på fakturan.
• Fakturan skickas därefter till den som återfinns som referens på fakturan. Denne person ska själv kontera kontofält 3 (verksamhet) och kontofält 4 (aktivitet). Det är viktigt att dessa två fält alltid kontrolleras och ändras om eventuella dummyvärden har registrerats på fakturan i förväg.
• Om fakturan avser vara eller tjänst, måste denna vara levererad innan fakturan kan godkännas.

Ytterligare vägledning hur detta går till hittar du i ekonomiavdelningens lathundar (se högerkolumnen).

Sedan tidigare gäller att var och en själv bokar sina resor via självbokningssystemet och hanterar utläggsräkningar och reseräkningar i egenrapporteringssystemet Palasso. 

Vem gör vad?

Under "Mina kontakter" finns kontaktlistor över anställda vid fakultetskanslierna, ekonomi-, personal- och kommunikationsavdelningarna. I listorna framgår också vilka som jobbar med vad och mot vilka avdelningar.