Mittuniversitetet införde den 3 juni ett modernare och effektivare telefonisystem. På denna sida, som uppdateras löpande, kan du följa projektet och ta del av underlag och material.

Uppdatering av sidan

Sidan är senast uppdaterad den 9 nov med info om lansering av Skype för företag (Lync) och den 12 okt med uppdaterad lathund för konferenstelefonerna på både svenska och engelska.

Skype för företag

Skype för företag (Lync) är nu aktiverat och möjligt att börja använda för anställda vid Mittuniversitetet. Driftsättningen genomfördes vecka 47/48.

Information om lanseringen.

Problemet med Touchpoint-appen är nu löst

Telia ska nu ha löst problemet med att Touchpoint-appen kraschar/stoppas när man använder vänster-/huvudmenyn för bland andra de som har mobiltelefonen Sony Xperia E4g. En ny version av appen finns publicerad i ”Play butiken”.

Beroende på vilken inställning du som användare har för uppdatering av appar, så kommer den antingen att uppdateras per automatik eller så får du göra det manuellt (default är per automatik över WiFi). Rätt version av appen är 5.3.4 (860).

Den nya telefonin

Den 3 juni togs den nya telefonilösningen i bruk och de nya 010-telefonnumren började gälla. Din telefon konverterades då till den nya telefonin.

Telefonmöte via konferenstelefon

Med de nya konferenstelefonerna kan du själv koppla upp ett telefonmöte till en annan konferenstelefon inom universitetet såväl som till fast telefon och mobiltelefon. Det är möjligt att själv koppla in upp till 3 nummer via konferenstelefonen. Om fler än fyra telefoner ska delta vid mötet så måste du beställa ett telefonmöte via servicecenter på tel (010-142) 8000 val 4. Du får då en kod som deltagarna i mötet ska ringa in på, koderna återanvänds så du måste ”kvittera” ut en kod från servicecenter för varje nytt telefonmöte.

Engelsk manual för konferenstelefonerna samt lathund på både svenska och engelska finns i rutan "Instruktioner, vägledning och telefonlistor". 

Telefonmötena kommer att fungera på detta sätt endast under en övergångsperiod; fram till senare i höst. När Skype för företag (f.d. Lync) är infört så kommer det att förenkla och förbättra våra telefonmöten. På grund av förseningar vad gäller leverans från Telia av integration mellan Skype för företag och Telia Touchpoint så går det i dagsläget (2 okt) inte att precisera när i höst lanseringen kommer att kunna genomföras.

Touchpoint

Touchpoint är namnet på vår nya växellösning. Till den finns en app (Telia Touchpoint Plus) som gör att vi enklare kan kommunicera internt med vår telefoni. Med hjälp av Touchpoint-appen kan man själv koppla samtal till annan användare och sätta närvarostatus för sitt 010-nummer (koda telefonen när man inte är anträffbar). Synkronisering med kalender i Outlook kommer dock inte att börja fungera förrän efter sommaren.

Den 3 juni skickades ett SMS till alla abonnenter inom Mittuniversitetet med en länk till hur man installerar Telia Touchpoint-appen. 
Här finns en kort instruktionsfilm om hur appen fungerar

Uppdatera dina personliga kontaktuppgifter

Tänk på att uppdatera din e-postsignatur med ditt nya personliga 010-nummer (inte växelnumret). Mobilnumret, som finns bakom ditt 010-nummer, ska inte längre användas i din kontaktinformation. 

Uppdatera även telefonnumret (med ditt mobilnummer) i din resenärsprofil för tjänsteresor hos Ticket Biz under resebokning på miun.se/resor

Privata samtal

Möjligheten att ringa privata samtal med "prefix" för den som har mobiltelefon upphörde när vi övergick till den nya telefonin. Vi fick då så kallade flatrate-abonnemang för alla mobiler vilket innebär att fria samtal och öppningsavgifter ingår för samtal inom Sverige. Som en konsekvens av detta måste vi i stället reglera vilka som får använda utrustningen privat, ett styrdokument om detta kommer att fastställas inom kort. Det kommer med andra ord bli nödvändigt att fastställa om det är av väsentlig betydelse för de arbetsuppgifter man har, att man har tillgång till elektronisk utrustning med abonnemang utanför Mittuniversitetets lokaler för att kunna få använda utrustningen för privat bruk utanför våra lokaler, annars kommer tillgången till utrustningen att kunna förmånsbeskattas.

I Mittuniversitetets lokaler är det tillåtet att ringa privat inom Sverige från jobbtelefonen och det är inte skattepliktigt. Det får dock inte medföra extra kostnader för Mittuniversitetet.

När det gäller privat användning utanför Mittuniversitetet så är bedömningen att det är av väsentlig betydelse att du som tillhör den forskande och undervisande personalen samt att du som är chef med personalansvar har tillgång till elektronisk utrustning med abonnemang utanför Mittuniversitetets lokaler för att kunna sköta dina arbetsuppgifter. Du får därför använda utrustningen för privat bruk utanför Mittuniversitetets lokaler. För dig som tillhör övriga personalkategorier gäller att din chef ska bedöma ditt behov utifrån dina arbetsuppgifter. Om din chef kommer fram till att du har behov av att använda mobilen utanför Mittuniversitetets lokaler så får du också använda den privat, annars inte.

Utlandssamtal

I den nya telefonin är alla telefoner som grundinställning stängda för utgående samtal till utlandet. Växeln/ servicecenter kan tillfälligt öppna din telefon för utlandssamtal, med tillfälligt menas såväl enstaka samtal som ett kortvarigt behov under några dagar. Alla inkommande samtal kan du ta emot oberoende av vilket land de kommer ifrån.

Det är din avdelningschef/motsvarande som avgör om du som medarbetare har behov av en permanent utlandsöppen telefon och som i så fall ska meddela detta till växeln/ servicecenter via e-post till kontakt@miun.se. Mittuniversitetet fick inte full tillgång till systemet där detta styrs förrän i anslutning till övergången. Växel/ servicecenter kan därför inte garantera att de listor de får in kommer att kunna åtgärdas omgående. Men lovar att det utförs så snart det går.

När du är utomlands kommer du att kunna använda och ringa med telefonen. Utlandssamtal ingår inte i Mittuniversitetets ”flatrate-abonnemang”, vilket betyder att minuttaxa tillkommer för utlandssamtal. Tänk på att det även kan bli stora kostnader för datatrafik. Kostnaden för utlandssamtal och andra tilläggstjänster som kommer på separat faktura belastas avdelningen där användaren är anställd. Dessa fakturor kommer därmed att granskas och konteras av innehavaren av abonnemanget. 

Lanseringen av nya telefonnummer

Alla som får nytt/nya telefonnummer fick den 29 april ett autogenererat meddelande via e-post om det/de nya numret/numren. 

Du kan också hitta ditt nya 010-nummer i den sammanställda listanLyssna
(sorterad avdelningsvis i bokstavsordning och därefter på förnamn i bokstavsordning, sist i listan finns ”funktions- och konferensrumsnummer”).

En av förändringarna med nya telefonin är att vi övergår till principen en telefon och ett telefonnummer per anställd. Alla som är ”mobila användare” i nya telefonin har ett 010-nummer som är kopplat mot växeln och den närvarohantering som visar om man är upptagen eller ej. Bakom det personliga 010-numret finns det ordinarie mobilnumret. Men det är 010-numret som man ska använda i sin personliga information om vilket tjänstetelefonnummer man nås på. Man kan även nås via det mobiltelefonnummer man har bakom sitt 010-nummer. Men det innebär i praktiken att den som ringer upp ringer förbi växeln och närvarohanteraren. Man ska således vara sparsam med att lämna ut sitt 070-nummer och i stället använda 010-numret; ju fler som känner till 070-numret ju större blir risken att man blir störd under möten.

Om någon ringer på ett gammalt direktnummer så kommer de att informeras om att numret har upphört att fungera och att vårt nya huvudnummer är 010-142 80 00.

Du som ska ha ny mobiltelefon hämtar ut den i receptionen på respektive campus i Härnösand, Sundsvall och Östersund. Ett mejl med ytterligare information om utlämningen har skickats direkt till dig som ska ha en ny mobil.

Du som behöver visitkort med ditt nya telefonnummer använder denna beställningssida.

Bakgrund till ny telefonilösning

Bakgrunden till att Mittuniversitetet nu implementerat en ny telefonilösning är dels att tidigare avtal löpte ut, dels att dagens lösning inte upplevdes som tillräckligt bra. Vi behöver ha en mer verksamhetsanpassad och modern telefoni. En upphandling av ny telefoni genomfördes därför hösten 2014. Den resulterade i att Mittuniversitetet tecknade ett nytt telefoniavtal med Telia som sträcker sig över 3+1+1 år.

Projektgrupp

• Anders Hallberg, IT, huvudprojektledare
• Tobias Jonsson, IT, delprojektledare telefoni och servicedesk och Contact Center
• Catarina Karlsson, SUSS, delprojektledare Contact Center
• Peter Eriksson, SUSS, delprojektledare Contact Center
• Per Bergman, IT, delprojektledare test 
                      
• Mats Edin, IT, ordf styrgrupp 

Tidplan

• Respektive avdelning hade fram till den 6 april på sig för att kategorisera sina anställda efter typanvändare (utifrån de två alternativen nedan), så att alla får rätt telefonilösning, och sedan skicka underlaget till IT-avdelningen – allt enligt instruktion till cheferna.
• Sedan den 22 maj kan de som ska ha en ny mobiltelefon hämta ut den i receptionen på respektive campus. 
• Den 3 juni sker övergången till den nya telefonilösningen.
• Vecka 25 leverans av skyddsfodral till Sony Xperia till receptionerna på respektive campus där de som fått en ny mobil kan hämta ut ett fodral.
• Efter sommaren genomförs implementering av Skype för företag (f.d. LYNC) som bland annat kommer att förbättra telefonkonferenshanteringen.

Vald lösning

Grundtanken för den nya telefonin är att det ska vara en telefon per anställd, med en lösning som innebär att all telefoni integreras i en mjukvaruväxel; Telia Touchpoint. Telefonilösningen kommer att integreras mot en central katalog (Microsoft AD) samt kalender och e-post.

Även Skype for företag (LYNC ) ingår i den nya lösningen. Det är en Microsoft produkt för att kommunicera med andra, inom universitetet, via snabbmeddelande (chatt), bildsamtal och online-möten (komplement till Adobe Connect). Huvuddelen av Sveriges universitet använder redan LYNC.

Den nya lösningen innebär att vi bytt nummerserie på våra externa nummer, från 063/060/0611 till 010-142 78 00 – 010-142 89 99.

Inga andra telefonabonnemang utöver Telias är tillåtna.

Hittills har den fasta telefonin debiterats som en gemensam kostnad för universitetet, så kallad overheadkostnad, OH. Mobiltelefonkostnader har förts ut som direkta kostnader i verksamheten. Bakgrunden är att mobilanvändning inte varit generell och att det skulle finnas ett incitament att hålla nere kostnaderna. Den nya mobiltelefonin är generell. Där av följer att vi av effektivitetsskäl kommer hantera den inom ramen för OH. Central finansiering gäller således för standardutrustning och standardtjänster.

Typanvändare "mobil"

Är tänkt för person som är mobil och behöver använda telefonen utanför kontoret. Modellen är en Sony Xperia™ E4g och alla mobiler hyrs på ett tvåårsavtal. De som tidigare haft en smartphone har fått behålla den och den har implementerats i det nya abonnemanget. I abonnemangskostnaden ingår fria samtal och inga öppningsavgifter för samtal inom Sverige, samt fria SMS och MMS inom Sverige (s.k. flatrate). Abonnemanget erbjuder också kostnadsfri dataöverföring upp till 5 GB/mån med en möjlig hastighet om minst 7 Mbps. Kostnaden för abonnemang och hyra går som OH. Inga telefonräkningar kommer att betalas via reseräkningar i framtiden.

Typanvändare "kontor"

Är tänkt för person som tillbringar största delen av arbetstiden på kontoret och behöver en fast telefon. Telefonen liknar till stor del den telefon som finns idag men är nu datorbaserad. Den är även ett alternativ för strålningskänslig personal. Abonnemangskostnaden är 38 kr/månad plus samtalstaxa. Telefonerna köps in centralt och abonnemang samt samtalstaxa går som OH-kostnad. 

Fördelar för dig som användare med den nya lösningen

• Endast en telefon och en röstbrevlåda att hålla reda på.
• Alla Miun-anställda pratar ”gratis” med varandra inom Sverige.
• Ökad tillgänglighet.
• Snabbare/lättare administration.
• Gemensamt riktnummer (010-XXXXX).
• Ökad driftsäkerhet.
• Inget förmånsvärde på mobilen.

Faxar med mera

Alla våra faxar, i dag ca 50 stycken, har ersatts av tre, en på varje ort. Om det finns undantag betalas detta av avdelningen.

Nya konferenstelefoner har köpts in centralt och installerats i våra konferensrum.

För dig som idag använder ett headset till din fasta telefon finns i de flesta fallen en adapter att få i receptionen, så att du kan koppla det till din nya mobiltelefon.

”Extra utrustning” utöver det gemensamma basutbudet betalas direkt av avdelningarna.

Nya headset anpassade för de nya fasta telefonerna finns sedan 2 november att hämta ut i Servicecenter. Kostnaden för dessa betalas av avdelningen.