GOINFO Delprojekt 1:1 Strategi för informationsförvaltning En kommun är en paraplyorganisation och består av ett antal enheter som har en hög grad av självbestämmande, klara gränser är dragna mellan dem, med lagen som grund eller i kombination med särskilda ekonomiska konstruktioner. Mot bakgrund av detta är det därför viktigt att det finns ett uttalat och gemensamt synsätt för sådant som hanteras över administrativa och legala gränser under det kommunala paraplyet.
Information är en sådan sak, den färdas friktionsfritt över både fysiska och juridiska gränser tack vare den digitala nätverksutvecklingen. Samtidigt är informationen i sig en mycket viktig resurs, både i det korta perspektivet men även i det längre. Fastighets- och omsorgsinformation är exempel på långsiktig viktig information. Med ett strategidokument kring informationsförvaltning kan man understryka behovet av att definiera och strukturera frågor kring informationens uppbyggnad, hantering och förvaltning.
Det kan handla om fördelning av ansvar i samband med informationens innehåll och arkitektur, uppdatering och ägande. Resultatet kan rendera i exempelvis minskad risk för kortsiktiga beslut som senare blir kostsamma. Exakt hur innehållet ska se ut i ett strategidokument av detta slag är dock något som tarvar stöd vid framtagandet från experter inom områden som informationsvetenskap och juridik, så att dokumentet håller måttet som långsiktigt styrinstrument. Arbetet avgränsas till att gälla en kommunal organisation. Exempel på frågeställningar att genomlysa är:
- Vad ska strategidokumentet omfatta?
- Vilka är det viktigast legala frågorna och kraven att beakta?
- Vilka andra yttre och inre regelverk och riktlinjer måste beaktas?
- Påverkas interna riktlinjer så att de måste justeras, såsom arkivreglemente, ITstrategier?