FAQ - medarbetare

Har du symtom på förkylning/influensa ska du ovillkorligen stanna hemma.

Vid lindrigare symtom där du känner att du kan arbeta kontaktar du din närmaste chef för att stämma av möjligheten att arbeta hemifrån.

Har du nedsatt arbetsförmåga och inte kan arbeta gör du en sjukanmälan till servicecenter samt närmaste chef. sjukanmalan@miun.se eller 010-142 80 00, val 4.

Enligt smittskyddslagen ska var och en genom uppmärksamhet och rimliga försiktighetsåtgärder medverka till att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar. Den som dessutom vet eller misstänker att man bär på en smittsam sjukdom är också skyldig att vidta de åtgärder som krävs för att skydda andra mot smittrisk. Detta gäller alla smittsamma sjukdomar.

Observera att du ska vara symptomfri i två dagar innan du går tillbaka till din arbetsplats.

Från och med den 24 mars rekommenderas medarbetare vid Campus Östersund att om möjligt och i dialog med närmaste chef arbeta hemifrån. Se mer information under rubriken "Arbeta hemifrån" nedan.

Folkhälsomyndigetens rekommendationer

Från och med 18 mars genomförs ingen campusundervisning på Mittuniversitetet. Undervisningen övergår till distansundervisning så snart som möjligt. Vi jobbar för fullt med att lösa praktiska utmaningar för utbildningar som på olika sätt kräver utrustning på campus. Berörda medarbetare och studenter kommer att få mer information.

Universitetsbibliotek och Servicecenter i Hus G på Campus Östersund, samt Hus N på Campus Sundsvall håller öppet för studenter som har behov av vår service.

Alla medarbetare uppmanas att hålla sig uppdaterade och noga följa rekommendationerna kring smittskydd på Folkhälsomyndighetens sida.

Enligt smittskyddslagen ska var och en genom uppmärksamhet och rimliga försiktighetsåtgärder medverka till att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar. Den som dessutom vet eller misstänker att hen bär på en smittsam sjukdom är också skyldig att vidta de åtgärder som krävs för att skydda andra mot smittrisk. Detta gäller alla smittsamma sjukdomar.

Det uppdaterade läget från 10 mars innebär att det är viktig att var och en med symptom, även milda, begränsar sociala kontakter där smitta riskerar att överföras. Det gäller både i arbetslivet och i privatlivet och kan bidra till att minska spridningens omfattning.

Alla medarbetare och studenter ska följa den rekommendationen.

Observera att du ska vara symptomfri i två dagar innan du går tillbaka till din arbetsplats. 

Du kommer in med passerkort och kod.

Den centrala krisledningen träffas dagligen och stämmer av läget för att vid behov uppdatera ställningstaganden och vidta åtgärder.

Förvaltningen prioriterar också om i sin verksamhet under en tidsperiod och tillsätter en arbetsgrupp som leds av säkerhetschef. Gruppen får i uppdrag att svara på frågor och vara ett stöd till verksamheten.

En riskanalys har genomförts tillsammans med skyddsombud och fackliga organisationer. Riskanalysen kommer uppdateras veckovis.

Universitetet följer rapporteringen och agerar i enlighet med anvisningar från ansvariga myndigheter. Dessa myndigheter uppdaterar sin information och sina rekommendationer löpande och det är därför av största vikt att såväl medarbetare som studenter håller sig uppdaterade även direkt via deras respektive informationskanaler. 

Det nya regelverket gäller from den 11 mars till och med den 11 maj 2020.

Arbetsgivaren kommer att göra ett karensavdrag som tidigare och du som medarbetare får själv ansöka om kompensation för det gjorda karensavdraget. Ansökan görs hos Försäkringskassan via deras e-tjänst Ansök om ersättning för karens på Mina sidor. Karensavdraget ersätts med ett schablonbelopp på 700kr före skatt.

Försäkringskassan

Mer information om ersättning för karensavdraget

Läs mer i regeringens pressmeddelande

Regeringen föreslår att lagen om sjuklön ändras så att arbetstagaren inte längre behöver styrka nedsättningen av arbetsförmågan genom intyg av läkare eller tandläkare from åttonde sjukdagen. Lagändringarna föreslås att träda i kraft den 7 april 2020. Bestämmelserna om läkarintyg ska tillämpas från den 13 mars 2020 och gäller nya sjukperioder. Genom förslaget ges regeringen möjlighet att föreskriva när det äldre regelverket om läkarintyg enligt lagen om sjuklön åter ska träda i kraft.

Uppkomna sjukperioder före 13 mars omfattas av de tidigare bestämmelserna med uppvisande av läkarintyg from åttonde sjukdagen samt fortsatt under sjukperioden.

Läs mer i regeringens pressmeddelande

Läs mer i regeringens lagrådsremiss

Medarbetare som själva tillhör riskgrupp eller sammanbor med person i riskgrupp bör efter kontakt med närmsta chef så långt möjligt beredas möjlighet att arbeta hemma även utan symptom.

Om du tillhör en riskgrupp är det väldigt viktigt att du pratar med din chef för att säkerställa att du kan arbeta utan att utsätta dig för en onödig infektionsrisk. 

Universitetet följer rapporteringen och agerar i enlighet med anvisningar från ansvariga myndigheter. 

Alla medarbetare uppmanas att hålla sig uppdaterade om universitetets information på medarbetarsidorna. Dessa uppdateras både på svenska och engelska.

Mittuniversitetet har kontakt med de studenter och anställda som nyligen lämnat eller är på väg att lämna berörda områden för studier/arbete vid Mittuniversitetet. Har du frågor, vänligen vänd dig som anställd till din närmaste chef.

Om du som medarbetare insjuknar och får nedsatt arbetsförmåga gäller fortfarande de vanliga sjuklönereglerna.

Du ska anmäla dig till din arbetsgivare precis som vanligt då arbetsgivaren betalar ut sjuklön de första 14 dagarna.

Sjukanmälan
Anmäl sjukfrånvaro genom att mejla sjukanmalan@miun.se eller ringa 010-142 80 00 val 4.
Kom även ihåg att meddela din chef om att du är sjuk.

Eftersom vi nu i hög utsträckning arbetar på distans övergår vi under en period till digital hantering. Det innebär att vi administrerar ärenden helt digitalt och inte på papper. Observera att alla original ska skickas in, med underskrift, till HR i efterhand. Om du behöver ersättning för ett utlägg ska kvittot bifogas digitalt i ärendet som en bilaga i Primula. Det går bra att t ex fotografera kvittot med en mobiltelefon. 

Du måste själv behålla originalkvittot och skicka in det till HR så snart det finns möjlighet. Ärende-ID behöver skrivas ner på kvittot. Ärende-ID står högst upp till vänster i Primula, är du osäker tar du kontakt med HR.  

Medarbetare vid både Campus Sundsvall och Östersund rekommenderas att arbeta hemifrån
Folkhälsomyndigheten rekommenderar arbetsgivare att se till att personal och besökare håller avstånd, att anställda arbetar hemifrån och undviker onödiga resor om det är möjligt. Se pressmeddelande. Med anledning av detta rekommenderas medarbetare att i första hand, och i dialog med närmaste chef, arbeta hemifrån.

Medarbetare som har arbetsuppgifter som inte kan utföras hemifrån uppmanas att i så stor utsträckning som möjligt sprida ut sig på arbetsplatsen, och att nyckelfunktioner inte sitter tillsammans. Om medarbetare som har möjlighet att arbeta hemifrån gör det så ökar möjligheterna till social distansering i lokalerna för de som behöver vara på arbetsplatsen. Syftet med åtgärden är att genom social distansering minska risken för smittspridning.

Information till dig som ska arbeta hemifrån finns bland vanliga frågor och svar för medarbetare under rubriken "Arbetsmiljö och regler vid distansarbete".

Lokalerna hålls fortsättningsvis låsta med undantag för hus G och N där bibliotek och servicecenter finns. För att komma in i lokalerna behövs MIUN-kort och kod.

Nej, frakten hem behöver du ordna med själv. Behöver du hjälp med detta så kontakta din chef.

Nej, du kopplar upp dig på ditt interna Wifi hemma och de flesta tjänster kommer att fungera. För att komma åt alla tjänster på Mittuniversitetet bör du ansluta din dator via VPN. Då kommer din dator fungera på samma sätt som när du är på kontoret. Läs här om hur du installerar VPN på din dator.

Ja, så länge du tar med dem till kontoret igen efter perioden med hemarbete.

Kontakta helpdesk så hjälper de dig med en bärbar lånedator.

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön oavsett var arbetet utförs. Du som medarbetare ska medverka till att skapa en god arbetsmiljö fysiskt och psykosocialt samt uppmärksamma och rapportera risker, tillbud och olyckor. Det är viktigt att du som medarbetare tar hjälp och säger till om det finns faktorer i din arbetsmiljö som kan förbättras. Det kan röra sig om tex arbetsbelastning, fysisk arbetsmiljö eller psykosocialarbetsmiljö. 

Fysisk 

• Skapa ett utrymme för jobb. Undvika distraktioner i hemmet, skapa dig en avgränsad arbetsplats och undvik besök i hemmet 
• Tänk på att sitta bra, att du har en stol som är bekväm, gärna med stöd för ländryggen och ett bord med lagom höjd. 
• Placera din dator på ett lämpligt avstånd, undvik blänk och reflexer i skärmen och dålig belysning eftersom det kan öka risken för muskelspänningar och synbesvär. 
• Kom ihåg att varierade arbetspositioner är bäst och försök gärna stå upp och arbeta. 
• Kom ihåg att ta rörelsepauser i arbetet och att äta lunch som du brukar.  
• Har du externt tangentbord, bildskärm, styrdon eller underarmsstöd rekommenderar vi att du tar med dig dessa hem till din arbetsplats. 
• Var uppmärksam på din hållning och undvik att sitta med nacke och axlar framdragna långa stunder. 
• Höjden på bildskärmen placeras så att övre kanten av skärmen är i ögonhöjd. Undvik att placera skärmen framför eller bakom fönster med starkt ljusinflöde, det bästa är om ljuset kommer från sidan.  
• Försök att få in daglig fysisk aktivitet och kom ihåg att använda friskvårdstimmen. 

Psykosocial 

• Gemensamma morgonmöten över video kan vara en idé, liksom regelbundna telefonavstämningar.  
• Ring varandra under dagen, eller luncha över Skype eller Teams.  
• Bjud in till digitalt fika via Teams eller Skype 
• Ta en lunchpromenad och prata med kollegan via telefon samtidigt.  
• Skapa tid mellan möten så att de inte avlöser varandra. 
• För att få en tydlig start och avslut på dagen är det viktigt att markera när du “är på arbetet” och när arbetsdagen är slut, exempelvis att du tar en promenad som får inleda och avsluta arbetsdagen. Håll koll på dygns- och veckovila. 
• Försök följa ordinarie rutiner så mycket som möjligt även när du arbetar på distans. 

Mer information hittar du på Arbetsmiljöverkets hemsida:

Hälsa och säkerhet

Arbetsställning och belastning – ergonomi

Psykisk ohälsa, stress, hot och våld

Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef/prefekt innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv.

Om du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Det förutsätter att olycksfallet står i direkt samband med det förvärvsarbete som utförs och behöver bedömas utifrån de omständigheter som rådde vid tillfället.

Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete. Hanteringen av allmänna handlingar ska vid distansarbete ske med samma kvalitet och säkerhet som hanteringen vid ordinarie arbetsplats. Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade, ska diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten i enlighet med ordinarie rutiner.

Din tillgänglighet är densamma som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du gör samma arbetsuppgifter och deltar i samma möten som tidigare men på distans via din dator eller telefon. Tänk på att behålla den sociala kontakten med dina arbetskamrater men digitalt istället för fysiskt. All eventuell ledighet som t ex semester, sjukfrånvaro eller vård av barn ska hanteras på samma sätt som tidigare och i dialog med närmaste chef/prefekt.

Övergå till digitala möten när det är möjligt. Vi rekommenderar att alla möten, oavsett interna eller externa, genomförs digitalt om det går. Detta för att minska på resandet samt för att minska sårbarheten inom organisationen om vi hela tiden träffas fysiskt.

Kapaciteten är utökad för Zoom så nu kan du använda både Zoom, Skype eller Teams för möten.

Informationen är uppdaterad 5 maj.

Alla håller vi någon gång i eller deltar i digitala möten, det är inte alltid chefen som ansvarar. Här kommer några tips för att skapa och genomföra effektiva möten.   

Inför ett digitalt möte är det viktigt med en tydlig agenda och ett klart syfte med mötet. Var tydlig med mål, mötespunkter och vilka beslut som fattas.

• Var alltid i tid till mötet, är det ex ett veckomöte kan mötet starta genom att mötesledaren ber deltagarna checka in, en kort statusuppdatering. 
• Se till att ha testat de tekniska delarna så att kameran och mikrofonen fungerar innan du deltar i mötet. 
• Ett digitalt möte kan bli så mycket trevligare om deltagarna har möjlighet att se varandra, ha därför din kamera på under mötet. Dels kan vi vara lite törstande efter social kontakt med andra i dessa tider, dels så underlättar det att känna en delaktighet och att uppfatta kroppsspråk. Se till så att samtlig deltagare får komma till tals. 
• Sitt mittemot kameran och titta rakt in i den, så att mottagaren känner att du har ögonkontakt och att ni har mötet tillsammans. Eventuellt inför ni mötesregler med eventuell handuppräckning för talarturordning.  
• Var närvarande – undvik att ha telefonen nära dig eller svara på mejl eller andra meddelanden under tiden. Andra kan se när ögonen börjar gå åt andra håll.  
• Om du har ljud i bakgrunden kan du tänka på att stänga av mikrofonen när du inte pratar. 
• Hellre fler korta möten än ett långt. Kom ihåg att ta pauser med jämna mellanrum. 
• Skapa ett gemensamt forum för underlag till mötet, ex i teams. 

Vid akuta ärenden i lärsituationer ringer du 010-142 84 65.

Numret gäller både för dig som undervisar från lokal på campus och för dig som undervisar utanför campus.

För icke-akuta ärenden, maila: distanssupport@miun.se

Vi har ett utökat stöd för film. Om du som lärare behöver hjälp att filma din undervisning, kontakta distanssupport@miun.se

Vi har tillfälligt utökat stödet under kontorstid och du som medarbetare kan kontakta distanssupport@miun.se med frågor. Supportteamet bokar in handledning vid behov.

Just nu sker ett arbete kring att skapa förutsättningar för stöd att kunna genomföra en övergång från campuskurs till digitala alternativ. I första steget kan lärosätet komma att prioritera support för de distansutbildningar som har planerade kursmoment på campus.

I arbetet behöver vi ha en beredskap för hur våra system klarar en sådan omställning. Det följs upp successivt av den operativa grupp som hanterar den operativa frågan om digitala lösningar.

Stöd för lärare att undervisa på distans

Här kan du läsa mer om upphovsrätt och vad du behöver tänka på när du delar material i din undervisning. 

Du beställer utrustning via Serviceportalen. Hjälp med din beställning, kontakta IT-Helpdesk. 

Ja, du som lärare har tillgång till lokalerna som vanligt och kan använda lärosalarna för din distansundervisning.

Svar från UKÄ:

Med stöd av högskoleförordningens disciplinbestämmelser kan universitetet stänga av studenter från undervisning om de inte följer universitetets ordningsregler.

Ja, om studenter behöver det för sina studier, men det är av yttersta vikt att alla studenter ovillkorligen stannar hemma vid symtom, även lindriga, på förkylning/influensa. Följ folkhälsomyndighetens råd. Studenter har tillträde till lokalerna med MIUN-kort och kod. Grupprum bokas som vanligt.

För att en person ska få behörighet till Ladok ska chef/prefekt eller fakultetshandläggare/fakultetsadministratör skicka in Ansvarsförbindelse för Ladokanvändare till ladok@miun.se

Om utskrift av pappersblankett ej är möjlig:

• Fyll i blanketten Ansvarsförbindelse för Ladokanvändare och maila till ladok@miun.se.
• Ange i mailet om aktivering av behörighet ska ske vid ett senare tillfälle eller på en gång.
• När det är aktuellt att aktivera behörighet där blankett finns inskickad, meddelas detta till ladok@miun.se av prefekt eller fakultetshandläggare/fakultetsadministratör.

Ladok sparar blanketterna för underskrift av chef/prefekt vid senare tillfälle.

Mittuniversitetet agerar i enlighet med regeringens rekommendation. Vi kommer därmed göra avsteg från regelverket och ändra angiven examinationsform i respektive kursplan. Detta kommer att ske i enlighet med rektorsbeslut från 13 mars men med skillnaden att ändringen måste träda i kraft från och med 18 mars.

Det är upp till verksamheten att hitta rätt alternativ examinationsform samt att kommunicera det till studenterna.

Om examinationsformen inte kan ändras pga. att examinationen sker inom närtid kan den utifrån rektorsbeslutet ställas in i väntan på nästa examinationstillfälle i tentamensschemat.

Det är viktigt att dialog sker mellan prefekter, kurs/programansvariga och studierektorer, samt att ni dokumenterar förändringarna så att kursplanerna kan ändras genom formellt beslut i efterhand enligt krav från UKÄ. 

Rektorsbeslutet från 13 mars i sin helhet (Pdf)

Det är viktigt att du dokumenterar de förändringar som görs i kurs- och utbildningsplanen när du ändrar exempelvis examinationsform, information om kurs, kursmoment eller delexaminationer osv.

Det kan också finnas behov av att dokumentera ändrat eller uteblivet datum för examinationstillfälle.

Enligt Rektorsbeslut tillåts avsteg från kurs- och utbildningsplaner vad gäller formerna för bedömning av studenternas prestationer och för undervisning för att möjliggöra genomförande på distans, i de fall det är möjligt med bibehållande av utbildningens kvalitet. Beslut om avsteg fattas av dekanen. Beslut kan delegeras längst till prefekt.

Läs mer om anpassade examinationsformer, rättsliga frågor här.

Nej, om en student inte kan, eller väljer att inte, delta vid ett examinationstillfälle så gäller i första hand nästa omtentamenstillfälle och senare uppsamlingstentamen. Beslutet om ändrad examinationsform öppnar inte för ersättningstillfällen för enskild student eller grupp.

Beslutet öppnar för att vi som lärosäte kan välja att införa ett allmänt uppsamlingstillfälle likt det vi normalt har i augusti men den punkten innebär inte att enskilt tillfälle skall skapas för en enskild student eller studentgrupp.

Här kan vi använda de regler som UHR föreslagit för vårens högskoleprov. Det innebär att vi via rektorsbeslut kan utfärda en ordningsregel som träder i kraft vid den här typen av situation, dvs. där vi har en aktiv samhällsfarlig smitta. Tentanderna ska då få information om att de som är sjuka eller som varit i riskområden för smitta inte ska komma till tentamen. För de fall där de ändå gör det kan vi använda disciplinnämnden för att utfärda en avstängning i efterhand.

Om det är vi som agerat vårdslöst och situationen uppstår därför så kan ersättning bli aktuellt men i annat fall inte. Det är vårdslösheten i vår myndighetsutövning som är avgörande. Vårdslösheten skulle i så fall bestå i att vi orsakat ekonomiska förluster genom att vidta onödiga åtgärder och inte lämnat information om detta så att studenten haft möjlighet att anpassa sig efter beslutet.

Med tanke på de åtgärder som vidtas runt om i landet och världen framstår de förluster vi orsakar som marginella och vi kan inte anses ha överreagerat på Coronahotet.

Om ni har anmälan till tentamen i Ladok, så kan studenterna som har rätt till särskilt stöd anmäla sitt behov av stöd. När anmälan stängt behöver ni lärare bara kontakta Tentamenssamordningen för att kolla om någon anmält stöd (som i detta läge bara gäller förlängd tid, 40% av ordinarie skrivtid). Använder ni inte Ladok behöver ni informera studenterna om att de måste visa sina intyg på stöd till er.

Kontaktuppgifter till Tentamenssamordningen finns längst ner på sidan här.

Nedanstående process gäller inte när examination inklusive rättning genomförs helt digitalt i t ex Inspera eller Moodle. 

Under rådande pandemi kan tentamensfunktionen genomföra expediering och lagring av rättade papperstentor enligt följande process:

1. Studenterna behöver vara anmälda i Ladok för att skanningen ska kunna genomföras. Detta kan göras i efterhand om tentan redan är skriven, institutionens administratör/handläggare lägger upp ett låst anmälningstillfälle och anmäler på de studenter som skrivit. OBS! Detta måste göras innan resultatet rapporteras in i Ladok! Fortsättningsvis rekommenderas att tentamensanmälan alltid görs i Ladok, inte minst för att studenter som har rätt till särskilt stöd ska kunna anmäla det på det sätt de är instruerade att göra. 

2.  För att en rättad tentamen ska kunna skannas av STUA behöver institutionerna, till Tentamensfunktionen, leverera en oskriven papperstenta i orginal, vilken visar tentamensfrågor, datum och kurskod. Tillsammans med originaltentamen bifogas studenternas skrivna tentamina där det framgår vilken student som tenterat (t ex utskriven från mail eller annat system). 

3.  I de fall (t ex då svar redan har skickats till student) enbart tentamensfrågor ska skannas för arkivering skickas de till tentasamordningen. I de fall anmälningstillfälle saknas i Ladok läggs ett stängt anmälningstillfälle upp av handläggare/administratör då tentamen skickas. 

4. Ingen kopia, varken digital eller på papper, lagras hos lärare efter att de har skannats, de ska raderas eller gallras.

Själva distributionsformen för en kurs eller ett moment hänger ihop med kurstillfället och inte med kursplanen. I och med att UKÄ har tagit ställning för hur de kommer att bedöma beslut kring ändrad examinationsform så öppnar vi för samma lösning vad gäller ändrad distributionsform. Det innebär att distributionsformen för en kurs eller ett kursmoment är möjlig att ändra så att en kurs genomförs exempelvis via länk istället för på plats på campus.
 
I arbetet behöver vi ha en beredskap för hur våra system klarar en sådan omställning. Det följs upp successivt av den operativa grupp som hanterar den operativa frågan om digitala lösningar.

Om det handlar om ett kursmoment där obligatorisk närvaro råder så kan närvaron ske via länk eller på plats på campus. Det är inte den fysiska lokaliseringen som är det relevanta för ett obligatoriskt moment utan det centrala är det aktiva deltagandet i själva momentet.
 
Att betänka: Det kan finnas moment som sker i labblokaler eller liknande och som kräver fysisk närvaro. I de fall dessa inte kan genomföras är det upp till berörd verksamhet att själva ta ställning till om examination kan flyttas till nästa tillfälle eller om det behövs ett beslut om att flytta examinationen till ett extrainsatt datum samt när det i så fall skulle vara möjligt att genomföra.

Disputationer genomförs. Inresande betygsnämnd och opponent medverkar på distans. Mittuniversitetet avråder inresande publik från att delta och kommer att erbjuda möjlighet att följa disputationen digitalt. 

För att möjliggöra för personer som saknar teknisk utrustning att delta på distans anser UKÄ att lärosätena ska tillhandahålla en lokal med utrustning där allmänheten kan ta del av disputationen digitalt om de inte kan närvara fysiskt.

Studenter som just nu gör praktik eller är på verksamhetsförlagd utbildning (VFU) samt studenter som gör examensarbete vid externa företag och organisationer eller självständiga arbeten följer de instruktioner som de får av respektive arbetsgivare. Inom vården är det t.ex. viktigt att stanna hemma om man har förkylningssymptom. På VFU på skolor ska studenterna också följa skolans instruktioner och stanna hemma om skolan väljer att stänga. Vid uppdrag inom industrin eller annan verksamhet ska studenten följa företagets instruktioner. 
 
Institutionen bör ha en beredskap för hantering i de fall då praktik/VFU/exjobb inte kan genomföras p.g.a. att arbetsplatsen stänger.

Följande delar kan vara bra att fundera över:

• Hur mycket av praktiken/VFU:n/examensarbetet är genomförd, det vill säga kan man sätta betyg? Om tillräckligt underlag finns för att sätta betyg (godkänd eller underkänd) kan betyg sättas trots att hela den arbetsplatsförlagda tiden inte genomförts.
• Om praktiken/VFU:n måste avbrytas i förtid p. g. a. att arbetsplatsen stänger och det inte finns tillräckligt underlag för betyg behöver praktiken/VFU:n/examensarbetet göras om eller kompletteras och institutionen ha en beredskap för att hantera detta. Institutionen måste då ordna VFU vid annat tillfälle när det finns VFU-plats/praktikplats.
   

Programmen bör också ha beredskap för att ändra studiegången individuellt för studenter (göra individuella studieplaner). Om en student av något skäl blir hemskickad från arbetsplatsen, bör det undersökas om det finns någon lämplig kurs istället som han eller hon kan gå nu så att inte studenten blir utan studiemedel. Dessa lösningar kan se olika ut från en student till en annan. Om en student får avbryta sin praktik/VFU kan det också blir aktuellt att undersöka om det finns en lämplig kurs för studenten att läsa istället så att hen fortsatt är aktuell för försörjning via studiemedel.
 

För att fysiska lokaler ska tas bort från ett schema behöver schemaadministratörerna få vetskap om detta genom ett ärende till oss på Schemafunktionen.

Om ni vill göra ett samlat dokument från er institution/program/ämne bestämmer ni själva eller om respektive lärare skickar för just sin kurs.

Det schemafunktionen behöver veta är:

• Vilken kurskod och ort det gäller
• Vilka fysiska lokaler och veckor som behöver justeras/avbokas
• Om hela passet på kursschemat ska avbokas
• Om er bokade lokal behöver ersättas med en lokal som har Zoom

Information om hur ni ändrar/lägger till information i inforutan i ett schema samt till ändringsmallen hittar ni här

Vi på schemafunktionen är tacksamma om ni även fortsätter att gå in och skriva i informationsrutan att undervisningen sker på distans/zoom eller annan viktig information som studenterna behöver ta del av snabbt.

Schemafunktionen kommer att ta hand om era ärenden så snart vi kan och ändringarna görs då f r om den 18 mars då beslutet togs att det enbart ska ske distansundervisning vid Mittuniversitetet.

Lärarna kan själva gå in i schemat och lägga in den informationen som en anteckning. De behöver inte gå via schemaläggarna men om det uppstår frågor eller att lärarna behöver support kan de vända sig till schemaläggarna.

De som anordnar event eller tar emot besök på campus bör ta ställning till om de ska genomföras eller om de går att ersätta med digitala lösningar. Mittuniversitetet har ställt in flera större events, exempelvis Öppet hus. 

Varje verksamhet får själv bedöma om man vill ställa in sitt arrangemang, men rekommendationen är att övergå till digitala lösningar där det är möjligt.

Observera att regeringen fattat beslut om att allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med över 50 personer tills vidare är förbjudna. Detta gäller från den 29 mars. Den tidigare siffran var 500 personer.

Säkerhetschef Lennart Johansson bistår med stöd och råd.

Folkhälsomyndigheten har kommit ut med en "hjälp till bedömning" som kan användas som vägledning.

Alla resor till, eller besök från, områden/regioner/länder där UD utfärdat en avrådan för på grund av Corona-viruset eller som av Folkhälsomyndigheten är angett som riskområden ska ställas in tills vidare.

Just nu avråder UD icke nödvändiga resor till alla länder. 

Mittuniversitetet har kontakt med de anställda som nyligen lämnat eller är på väg att lämna berörda områden för studier/arbete vid Mittuniversitetet.

Alla tjänsteresor utomlands skall avbokas, i nuläget för april månad ut.

Alla tjänsteresor, utomlands och inom Sverige, ska godkännas av närmaste chef. Undantaget är resor mellan våra campusorter.

För nödvändiga resor eller planerade resor efter april gäller att de av UD utpekade områdena för avrådan från resa samt de av Folkhälsomyndigheten definierade riskområdena inte är aktuella för tjänsteresor. 

För resor utanför dessa områden gäller att du ska boka dem via vår upphandlade resebyrå samt att det kan vara värt att fundera på om det är värt att lägga till kostnaden för ett avbokningsskydd.

Mittuniversitetet agerar i enlighet med informationen från UD, Folkhälsomyndigheten och regering och har med anledning av detta gjort följande ställningstaganden:

· Alla resor till, eller besök från, områden/regioner/länder där UD utfärdat en avrådan för på grund av Corona-viruset eller som av Folkhälsomyndigheten är angett som riskområden ska ställas in tills vidare. I skrivande stund gäller UD:s avrådan alla resor till Hubei-provinsen samt icke nödvändiga resor till övriga delar av Kina, med undantag för Hongkong och Macau, icke nödvändiga resor till Iran samt detsamma för hela Italien. De av Folkhälsomyndigheten utpekade riskområdena utöver dessa är övriga delar av Sydkorea, den österrikiska delstaten Tyrolen samt Hongkong. Därför inkluderas dessa i ställningstagandet trots avsaknad av avrådan från UD. 

Medarbetare som nyligen har vistats i något av de utpekade riskområdena rekommenderas att arbeta hemifrån i två veckors tid efter hemkomst i samråd med närmaste chef och inte heller delta i arrangemang.

Om du misstänker att du smittats under din vistelse i riskområdet, ring 1177.

Ökningen av arbete på distans medför problem med påskrifter i original på blanketten för manuella betalningar. Därför har EKO beslutat att det just nu och fram till 15 augusti räcker att utbetalningsunderlagen, godkännande och attest skickas elektroniskt via e-post.

Blanketten ”Utbetalning UBW (ej faktura)" som finns bland blanketter och mallar tillsammans med underlag samt godkännande och attest skickas med e-post till ekonomiavdelningen: e-faktura@miun.se 

Exempel: Du som godkänner fakturan bifogar blankett och underlag i ett mail, samt skickar detta till attestant som i sin tur skickar vidare mailet med attest till e-faktura@miun.se

Denna rutin gäller utbetalningar under 50.000 kr.

Har du frågor, maila e-faktura@miun.se