Arkiv och diarium

Den information som skapas vid och kommer in till en myndighet utgörs till största delen av allmänna handlingar. Handlingar är allt som innehåller information av något slag, t ex texter, bilder eller elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Minnesanteckningar, utkast och säkerhetskopior betraktas inte som allmänna handlingar. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen och är en del av offentlighetsprincipen.

Vissa allmänna handlingar måste bevaras, andra kan gallras. De handlingar som bevaras bildar myndighetens arkiv och är enligt arkivlagen (SFS 1990:782) en del av det nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.

Handlingarna registreras eller hålls i vissa fall ordnade på annat sätt. Det vanligaste sättet att registrera handlingar är att diarieföra dem. Handlingar som inte behöver registreras kan t ex vara personalakter eller studentuppsatser som har en naturlig sorteringsordning och enkelt kan hållas ordnade. Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400)

De handlingar som inte registreras ordnas och förtecknas för att bli sökbara genom en arkivförteckning. Universitetets förtecknade handlingar förvaras till största delen i de centralarkiv som finns på respektive campusort samt i olika närarkiv. Det gäller även arkivhandlingar från Högskolan Östersund (1977-1993) och Högskolan Sundsvall/Härnösand (1977-1993). Arkivet från Socialhögskolan Östersund (1971-1977) är levererat till Riksarkivet.

Registraturen (Diariet) kommer med start den 1 januari 2019 att övergå till en digital hantering av Mittuniversitetets allmänna handlingar. Den största delen av alla handlingar kommer registraturen att hantera helt elektroniskt och inte längre arkivera i pappersform. Alla handlingar kommer att registreras digitalt och mellanarkiveras/lagras i diariesystemet W3D3 (detta görs redan i dagsläget) och kommer i ett senare skede att arkiveras elektroniskt. Detta innebär att fr.o.m. 1 januari 2019 ska de allra flesta handlingstyper bara skickas in digitalt till registraturen via e-post och inte som pappershandlingar i internpostens bruna kuvert. Allmänna handlingar behöver inte finnas i pappersform någonstans i processen, från skapande till arkivering. Det finns dock några undantag där originalpappershandlingarna måste bevaras.

Efter samråd med universitetets jurist bevaras nedanstående handlingstyper både i arkivbeständigt format för elektronisk långtidslagring i diariesystemet samt på papper av autenticitetsskäl, eller pga regelverk kring arkiv. Dessa handlingar ska alltså fortsättningsvis skickas in till registraturen i pappersform även efter den 1 januari 2019:

Handlingstyp (anmärkning)

• Avtal underskrivna med penna (gäller även enklare överenskommelser då handlingen har underskrifter med penna i original)

• Beställningar, bekräftade offerter etc som ersätter avtal och har underskrifter med penna

• Protokoll som har underskrifter med penna och som i förekommande fall även är justerade med penna

• Inkomna handlingar på papper (T ex från annan myndighet, företag eller privatpersoner)

• Bilagor till disciplinnämndens beslut då dessa utgör bevismaterial (gäller endast de handlingar som måste vara i pappersform för att kunna belägga fusk)
  
  
• Upphandling: Handlingar underskrivna med penna, t ex avtal, tilldelningsbeslut, upphandlingsrapport

• Vissa handlingar inom forskarutbildningen

Här finns en detaljerad lista över vilka handlingar som bevaras på papper även efter 1 januari 2019.

Övriga handlingar ska hanteras helt elektroniskt och skickas till oss på registraturen helst i PDF/A-format via mail till registrator@miun.se Ett exempel på en viktig förändring är att beslut tagna av rektor, förvaltningschef, dekan eller avdelningschef inte längre behöver skickas som pappersoriginal till registraturen. Dessa ska istället hanteras helt elektroniskt och skickas till registraturen via mail.

PDF/A

Med ett digitalt arbetssätt ställer Riksarkivet krav på att handlingar lagras i ett godkänt format. PDF/A är en standard som är anpassad för bevarandet av digitala dokument för obestämd framtid. Att spara dokument i PDF/A format är enkelt. Se lathunden ”Rutinbeskrivning – hur konverterar man dokument till PDF/A”.Skicka i första hand handlingarna till registraturen i PDF/A format, i andra hand i sitt ursprungsformat, dvs Word, Excel eller Powerpoint, och i sista hand som en vanlig PDF. Anledningen till detta är att om man konverterar t.ex. en Word-fil till PDF måste den sedan i ytterligare ett steg konverteras till en PDF/A. Görs konverteringen på detta sätt i två steg så förloras viktig metadata under processen. Därför är en konvertering från Word, Excel eller Powerpoint till vanlig PDF aldrig att rekommendera. Utöver PDF/A är även följande format godkända:

• E-post: HTML, XML
• Fotografier/bilder: JPEG, TIFF, PNG

Dokument i dessa filformat behöver inte konverteras om till PDF/A utan kan skickas med e-post till registraturen som dom är i sitt ursprungliga format.

Bakgrund

Allmänhetens insyn i offentlig förvaltning har gamla anor, ursprungligen redan från 1766. Centralt för olika lagregleringar har varit tryckfriheten, rätten att i skrift förmedla uppgifter och åsikter av olika slag. Ett motiv för den utveckling som skett har varit att stärka medborgarnas insyn i, och kontroll över, förvaltningen och rättsskipningen. Detta är något som ökat i betydelse i takt med den offentliga sektorns tillväxt under 1900-talet.

Detta är det egentliga syftet bakom den idag omfattande regleringen av det som brukar sammanfattas under begreppet offentlighetsprincipen. Den omfattar ett antal skilda grundlagsskyddade rättigheter för allmänheten:

• rätten att närvara vid sammanträden med beslutade politiska församlingar
     (t.ex. kommunfullmäktige och riksdag).
• rätten att närvara vid domstolssammanträden.
• rätten till yttrandefrihet och meddelarfrihet.
• rätten att ta del av ”allmänna handlingar”.

I dag kommer dessa rättigheter till uttryck i Regeringsformen (RF), Tryckfrihetsförordningen (TF) och Yttrandefrihetsgrundlagen (YGL). Genom dessa rättigheter kan exempelvis effektiviteten och rättssäkerheten i skatte- och avgiftsfinansierad offentlig verksamhet fortlöpande sättas under granskning och debatt av såväl media som enskilda. Att detta är av stor, för att inte säga avgörande, betydelse för ett demokratiskt rättssamhälle är en uppfattning som är mycket djupt rotad i svensk förvaltningstradition.

Med tiden har offentlighetsprincipen kommit att ses i ett bredare perspektiv. Myndigheters handlingar innehåller en stor mängd faktauppgifter i de mest skilda ärenden. Tillgången till denna information är naturligtvis av betydelse för den allmänna debatten och medborgarnas ställningstaganden i skilda samhällsfrågor – allt i syfte att främja en levande demokrati. Här riktas inte bara uppmärksamheten på den enskildes rätt att ta del av offentliga handlingar i kommersiella syften, utan också på myndigheternas skyldighet att informera och sprida kunskap om sin verksamhet.

Några grundläggande begrepp

Den offentliga insynsrätten enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) avser egentligen alla de uppgifter vårt universitet förfogar över. Det kan gälla allt ifrån personrelaterade uppgifter såsom namn, personnummer, betyg, lön och andra ekonomiska uppgifter till uppgift om myndighetens inköpsavtal eller om innehållet i anmälningar, skrivelser, utredningar, rapporter och beslut. Fortfarande dokumenteras sådana uppgifter i pappersform, men uppgifterna finns också ofta elektroniskt lagrade.

Nedan redovisas de begrepp som används i TF i beskrivningen av när offentlighetsprincipen gäller, d v s när varje enskild person har rätt att ta del av allmänna och offentliga handlingar hos myndigheten. En generell förutsättning för detta är att handlingarna i fråga verkligen finns   - förvaras – hos myndigheten.

Begreppet ”handling”

Enligt TF är en handling en framställning i skrift eller bild, men också en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på ett annat sätt, bara man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Ordet ”handling” betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder på, utan också t.ex. en film- eller ljudupptagning, ett sms eller information i en databas.

Begreppet ”allmän handling”

En handling är allmän om
a) handlingen förvaras hos myndigheten och
b) handlingen enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där.

Begreppet ”förvarad” (pappersbunden information)

Beträffande pappersdokument av skilda slag är det ofta lätt att avgöra när de enligt när de enligt TF skall anses vara förvarade hos myndigheten. Så snart någon av vårt universitets anställda har eller kan få fysisk tillgång till dem (vanligen inom skolans lokaler, men även utanför, t.ex. vid hemarbete eller tjänsteresa) kan man i praktiken utgå från att förvaringskravet är uppfyllt. Det saknar betydelse om handlingen i sig är diarieförd eller inte.

Begreppet ”förvarad” (elektronisk lagrad information)

När det gäller elektroniskt lagrad information kan det ibland vara svårare att avgöra vad som kan anses vara förvarat hos myndigheten. Det gäller särskilt ”potentiella handlingar”, d v s sammanställningar av olika elektroniska uppgifter som ännu inte finns framtagna i läsbar form. Detta är vanligen förhållandet med de datasystem av skilda slag som vårt universitet förfogar över. Med hjälp av lagrad information i myndighetens lönesystem kan genom skilda körningar särskild information skapas, t.ex. avseende lönestatistiska uppgifter av olika slag. Vägledande vid en prövning är den s.k. likställighetsprincipen; det som är tillgängligt för vårt universitet att göra beträffande ”potentiella handlingar” skall också vara tillgängligt för allmänheten. Detta gäller under förutsättning av att den tekniska sammanställningen kan ske genom ”rutinbetonade åtgärder”. Mittuniversitetet är skyldig att gentemot enskild person i förekommande fall kunna anpassa tillgängliga standardprogram och göra nödvändiga bearbetningar av data som kan vara uppdelat i skilda register.

Beträffande elektroniskt lagrad information kan det i vissa fall dock vara förbjudet att ta fram ”potentiella” handlingar som direkt eller indirekt kan knytas till en person, oavsett om det skulle kunna göras genom rutinmässiga åtgärder.

Uppgifter som enbart återfinns som ”mänskliga erfarenheter” i minnet hos enskilda medarbetare vid vårt universitet omfattas självfallet inte av offentlighetsprincipen. I vissa fall kan dock sådana uppgifter behöva redovisas, t.ex. genom vittnesförhör inför domstol.

Begreppet ”inkommen”

En handling har inkommit till Mittuniversitetet när den anlänt till våra lokaler (vid våra olika campus) eller på annat sätt tagits emot av behörig person (även om mottagandet sker utanför myndigheten, t.ex. vid deltagandet i ett projektgruppsmöte på annan ort). Det saknar betydelse om handlingen är diarieförd eller inte.

Angår den inkomna handlingen verksamheten vid universitetet är det en allmän handling, trots att den kan ha adresserats till en bestämd person här. Avsändaren kan självfallet vara vem som helst; en annan myndighet (t.ex. ett annat universitet), ett företag eller en enskild person.

TF gör ingen skillnad på pappersbunden information och elektronisk information. Det innebär att uppgifter som inkommer till universitetet eller behörig person inom universitetet via fax eller e-post eller genom band eller disketter som överlämnas hit anses som allmän handling så snart den anlänt till våra lokaler eller på annat sätt tagits emot av behörig person. Det saknar vidare normalt betydelse om ”handlingen”, informationen/uppgifterna, från avsändarens synpunkt framstår som en färdig produkt eller som ett utkast, förslag eller liknande.

Begreppet ”upprättad”

I TF finns många regler om när en handling anses upprättad. Principen är att en handling som vi själva framställer - en vetenskaplig rapport, ett protokoll från en fakultetsnämnd, en internutredning om en ny organisation eller underlaget till nästa utgåva av ett nyhetsbrev- blir allmän när den har fått sin slutgiltiga utformning.

En handling blir normalt upprättad när vi expedierar (skickar iväg) den utanför vårt universitet. Detta gäller vanligen oavsett i vilket skick den befinner sig i – om den är en färdig produkt eller om den enbart utgör ett utkast eller förslag. Ett tentamensresultat blir offentligt antingen då examinator vid tentamensgenomgång meddelar resultatet muntligen eller i annat fall när resultat anslås vid studerandeexpedition eller blir tillgängligt via Studentportalen eller distribueras genom e-post. Handlingar som inte skickas iväg, t.ex. interna remissyttranden i en intern organisationsfråga, anses upprättade i lagens mening när ärendet som sådant blivit slutbehandlat inom myndigheten.

Handlingar som inte hör till något bestämt ärende betraktas som upprättade när de justerats eller färdigställts på annat sätt.

Särskilt om protokoll

Protokoll inom Mittuniversitetet – från sammanträden med förekommande beslutande organ (högskolestyrelsen, fakultetsnämnder m.fl.) anses upprättade så snart de blivit justerade (d v s godkända) på föreskrivet sätt eller färdigställda på annat sätt. Ett justerat protokoll är således en allmän och offentlig handling. Detsamma gäller förhandlingsprotokoll mellan Mittuniversitetet som arbetsgivare och arbetstagarorganisation, t.ex. avseende avslutad lokal lönerevision eller andra motsvarande förhandlingsprotokoll. Det avgörande i samtliga omnämnda fall är inte benämningen av handlingen som sådan, utan dess faktiska funktion. Således kan även handlingar som t.ex. benämns minnesanteckningar bli betraktade som allmänna handlingar med tanke på att de egentligen fungerar som protokoll.

Undantag – handlingar som inte är allmänna

Utkast eller koncept som utarbetas inom Mittuniversitetet (till utredningar, framställningar eller beslut mm) är inte allmänna handlingar, under förutsättning att de inte tas om hand för arkivering. Ett utkast till en utredning eller beslut kan för beredning och synpunkter även remitteras till såväl andra myndigheter som enskilda för yttrande, utan att handlingen för den skull blir allmän hos myndigheten. Inte heller minnesanteckningar är allmänna handlingar, under förutsättning att de inte innehåller uppgifter av betydelse för ärendet och som inte återfinns i det dokument som expedierats eller slutjusterats eller att de i praktiken är att jämställa med protokoll. Detta innebär att mycket av det som vi fortlöpande noterar för egen del vid arbetsmöten, konferenser, föreläsningar, telefonsamtal mm och behåller i notisblock, pärmar eller som noteringar i dator eller dylikt i sig aldrig utgör allmänna handlingar. Begreppet ”minnesanteckningar” skall inte blandas samman med begreppet ”tjänsteanteckning”. En tjänsteanteckning är den skriftliga information som den som är ansvarig för visst ärende självt aktivt tillfört ärendet. En formell tjänsteanteckning är en allmän handling och skall diarieföras under det aktuella ärendet.

Inom Mittuniversitetet utväxlas dagligen internt en stor mängd uppgifter och handlingar mellan anställda, via internpost och e-post. Eftersom Mittuniversitetet betraktas som en enda sammanhängande myndighet, oavsett om vi inom oss är uppdelade i en rad olika enheter (fakulteter, avdelningar inom akademi respektive förvaltning m m), medför inte dessa överföringar att uppgifterna därmed blir att betrakta som ”inkommande” eller ”upprättade”. Istället gäller huvudregeln att sådana uppgifter, t.ex. ett förslag om att inrätta ett nytt utbildningsprogram, inte är allmänna förrän frågan blivit slutbehandlad av behörigt organ eller behörig tjänsteman inom myndigheten.

Det finns således fortlöpande vid Mittuniversitetet en betydande mängd handlingar vilka inte är allmänna handlingar – antingen på grund av att de ännu inte har hunnit bli det. (har ännu inte hunnit bli ”upprättade”) eller för att de består av utkast, koncept eller minnesanteckningar som inte kan hänföras till allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen gäller inte för nämnda handlingar. Det hindrar inte att utlämnande av sådana uppgifter ändå kan ske i många fall, under förutsättning att Mittuniversitetet därmed inte bryter mot någon sekretessregel.

Om däremot ovan beskrivna handlingar sänds iväg utanför universitetet, t.ex. till andra universitet, anses de dock i flertalet fall vara expedierade och blir därigenom att betrakta som allmänna handlingar.

Hantering av e-post

Bakgrund

E-postmeddelanden svarar mot kriterierna på allmän handling i samma utsträckning som brev som skickas till och från myndigheterna med konventionell post. Inom högskolan eller universitetet finns dock en risk att personadresserad e-post formellt inte kommer att hanteras som den konventionella posten bl.a. avseende tillgängligheten i enlighet med offentlighetsprincipen.

När är inkommande e-post en inkommen allmän handling?

E-postmeddelanden som kommer i tjänsten till anställda vid universitet och högskolor från avsändare utanför universitetet räknas som till myndigheten inkomna och därmed allmänna handlingar i samma utsträckning som konventionell post. Det innebär enligt den grundlagsfästa offentlighetsprincipen att vem som helst har rätt att ta del av sådana meddelanden, förutsatt att innehållet inte är hemligt, och att myndigheten är skyldig att på begäran pröva en sådan framställning om att få ta del av sådana meddelanden på samma sätt som gäller annan inkommande post till myndigheten.

Särskilda regler gäller dock bl. a. vissa anbud i samband med upphandling och tävlingsskrifter och liknande där det bestämts en viss tidpunkt för gemensamt öppnande.

Tillämpliga lagregler

2 kap 1,3,4,6,12 §§ tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), samt Offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641).

Närmare kommentar

E-postmeddelanden räknas som inkomna så snart de kan läsas på skärmen. Även om den anställde befinner sig på annan plats än på tjänstestället när han/hon tar emot ett e-postmeddelande som hör till tjänsten räknas meddelandet som inkommet till myndigheten. Den anställde måste då också tänka på att se till att få med sig meddelandet till arbetsplatsen. Meddelanden som skickas internt mellan myndighetens organ och mellan dess anställda ger normalt inte upphov till allmänna handlingar i och med inkommandet, om det inte på det sättet väcks ett formellt ärende, t. ex. ett personalärende.

För bedömningen av om e-handling ska anses som allmän eller inte spelar det inte någon roll vem det är som skickat e-postmeddelandet, om inte detta är av intern natur som nyss sagts. Avsändare kan vara enskilda (t.ex. studenter) eller andra myndigheter och företag, inom eller utom landet.

Att märka är att studenterna inte räknas till myndigheten i det här sammanhanget varför brev från dem räknas som utifrån inkomna till myndigheten och därmed allmänna handlingar, även om studenten använt sig av det e-postsystem som myndigheten tillhandahåller. Observera särskilt att ingen korrespondens som en lärare i tjänsten har med sina studenter är av privat natur.

Får den anställde emellertid ett uteslutande privat meddelande räknas inte detta som allmän handling. Det gäller dock att skilja på vad som är tjänsteförhållanden och vad som rör strikt personliga förhållanden och att inte glömma att e-postsystemet är myndighetens arbetsredskap. Angår meddelandet myndighetens verksamhet så är det inte privat, med undantag för vissa meddelanden som en anställd får p.g.a. fackligt uppdrag eller liknande.

Vissa anställda har tillåtna bisysslor, t. ex. i eget företag. Alla handlingar i form av e-post eller vanliga dokument som rör bisysslan ska dock ovillkorligen hållas skilda från tjänsten. Egen e-postadress för dylika och andra privata meddelanden är en nödvändighet.

Att den anställdes namn anges i e-postadressen gör inte meddelandet automatiskt till privat eftersom adresseringen följer av det tekniska systemet. Arbetsgivaren får därför i princip kontrollera alla e-postmeddelanden för att försäkra sig om att allmänna handlingar hanteras på rätt sätt. Enligt JO:s rekommendationer bör dock den ordningen tillämpas, att den anställde lämnar fullmakt till annan anställd att öppna e-posten under frånvaro från arbetsplatsen på samma sätt som beträffande vanliga brev som kommer i kuvert adresserade med den anställdes namn överst. Särskilt viktigt är det att nyckelpersoner som avdelningschefer, kursansvariga lärare och befattningshavare med ansvar för myndighetsfunktioner som innefattar många externa kontakter lämnar sådana fullmakter. Vare sig ett brev kommer personligt adresserat i det ena eller andra systemet gäller att mottagaren har en skyldighet att omgående ta ställning till om meddelandets innehåll är av privat natur eller om det rör sig om ett tjänstemeddelande. Är det senare fallet måste meddelandet hanteras enligt reglerna om allmänna handlingar.

”Skräppost”, som ibland flödar in genom e-postsystemet, såsom massutskickad reklam, SPAM och ovidkommande meddelanden som inte har något med myndighetens verksamhet att göra kan genast slängas och räknas inte som allmänna handlingar.

Det spelar normalt ingen roll vad avsändaren kan önska ifråga om meddelandets tillgänglighet för andra. Vad som ska hållas hemligt bestämmer varken mottagaren eller avsändaren i normalfallet över utan den saken regleras uttömmande i Offentlighets- och sekretesslagen.

När är e-post att anse som en s.k. upprättad allmän handling?

Som allmänna handlingar räknas också e-postmeddelanden som skickas ut från myndigheten i samma utsträckning som andra handlingar som expedieras.

Tillämpliga lagregler
2 kap 1,3,7,9 och 12 §§ tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Närmare kommentar
Också de e-postmeddelanden som skickas ut från myndigheten till extern mottagare räknas som allmänna. De expedieras i och med att de sänds och blir därmed upprättade i lagens mening oavsett om innehållet i handlingen avses som definitivt eller inte. Den som skickar ut tjänstepost från någon annan dator än den som den anställde disponerar på tjänstestället måste också komma ihåg att se till att kopia av breven i någon form ”följer med tillbaka till arbetsplatsen”.

Många har den felaktiga uppfattningen att alla handlingar som hör till ett ärende blir allmänna först när ärendet avslutats och beslut fattats. Det verkliga läget är att ett ärende i allmänhet innehåller handlingar som befinner sig på att så att säga skilda stadier i sammanhanget, och det gäller oavsett om de härrör från e-postsystemet eller inte.

I ärendet finns sålunda normalt utifrån inkomna och därigenom genast allmänna handlingar såsom ansökningar, yttranden m. m. Vidare finns handlingar som tillkommit hos myndigheten i form av minnesanteckningar, utkast och annat arbetsmaterial och som ofta inte blir allmänna alls, om de inte tillför ett ärende sakuppgift eller har expedierats. Exempel på anteckningar som tillför ett ärende sakuppgift kan vara sådana som görs i samband med referenstagning per telefon i ett tillsättningsärende. Sådan dokumentation ska sparas i ärendet och blir allmän handling senast när ärendet avslutats, om den alltså inte dessförinnan expedierats. Det finns handlingar som har expedierats innan beslut fattats och därigenom blivit upprättade och därmed allmänna, t.ex. utlåtanden m.m. som parten fått för yttrande. När så beslut till sist fattats blir alla handlingar allmänna som inte redan är det, och som inte omfattas av tidigare nämnt undantag. Myndighetsinterna e-postmeddelanden som hör till ett ärende anses alltså upprättade senast när ärendet är avslutat, om det rör sig om meddelanden som tillfört ärendet sakuppgift och som därför ska finnas kvar i handlingarna.

Angående s.k. delning gäller att när ett preliminärt utkast till t.ex. beslut eller myndighetsskrivelse cirkuleras inom eller mellan myndigheter för samråd innan innehållet slutgiltigt bestäms räknas handlingen inte som allmän, varken hos avsändande eller mottagande myndighet, så länge syftet med överlämnandet är konsultativt och inte informativt. På motsvarande sätt kan utkast till uppsatser m.m. som en student lämnat till en lärare för handledning betraktas.

Den formella hanteringen av de allmänna handlingarna i form av e-post

Alla allmänna handlingar, också i form av e-postmeddelanden, måste i alla led hanteras så att offentlighetsprincipen krav kan tillgodoses. Detta förutsätter bl. a. bra registrerings- och arkiveringssystem.

Tillämpliga lagregler
2 kap 1, 12-15 §§ tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:792),

Närmare kommentar
E-posten ska diarieföras i samma utsträckning som konventionell in- och utgående post. Så sker ofta inte idag, ens av den konventionella posten, men ett principiellt lagkrav finns och en bättre registreringsrutin innebär även allmänt en bättre ordning på dokumenten. Det blir möjligt att i enlighet med lagens krav genast tillhandahålla en allmän handling på begäran, att internt bilda sig en uppfattning om handlingsbeståndet på myndigheten samt att aktivt söka information.

Registreringen i sig gör inte handlingen till allmän utan det är de allmänna handlingarna som ska registreras. Dock undantas handlingar av ”ringa betydelse för myndighetens verksamhet.” från registreringskravet. Här åsyftas reklam, cirkulär, kopior och meddelanden som kommer enbart för kännedom, inaktuella kallelser m.m. Registrering får också underlåtas om handlingarna hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller har upprättats. Så kan vara fallet med vissa särskilda hanteringssystem för rapportering av studieresultat, personaluppgifter, ekonomihandlingar m.m. Den inkorg/inbox respektive utkorg/lista över sända meddelanden som uppkommer i vars och ens e-postsystem kan dock ej ersätta en formell registrering hos en myndighet som har så många anställda som universitet och högskolor.

I övrigt bör noteras att inboxen och listan över sända meddelanden i sig räknas som allmänna handlingar och att listorna som sådana inte har något sekretesskydd. Det innebär t.ex. att en journalist som vill ta del av en anställds lista över mottagna och skickade e-postmeddelanden har rätt till det. Listan bör då lämpligen skrivas ut. De separata e-postbreven bedöms däremot var för sig i enlighet med vad som tidigare sagts ifråga om status av allmän handling eller inte och ifråga om eventuellt sekretesskydd för innehållet.

Allmänna handlingar ska förvaras så länge och på så sätt som krävs enligt gällande arkiv- och gallringsföreskrifter för olika slag av handlingar. Dessa finns sammanställda i Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan.

Arkiv

Arkivorganisationen vid Mittuniversitetet är decentraliserad. Den centrala arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab (ULS) ansvarar för att:

• Handleda, utbilda och informera arkivredogörarna i organisationen
• Sköta centralarkiven och leveranser dit från verksamheten
• Ansvara för kontakter med Riksarkivet och andra myndigheter i arkivfrågor
• Ta fram arkivredovisning och andra styrdokument
• Administrera systemstöd för arkivförteckning
• Ha ett övergripande ansvar för att arkivverksamheten vid Mittuniversitetet håller god kvalitet, inklusive elektronisk arkivering i samarbete med Infrastrukturavdelningen och respektive systemgruppsägare
• Utbilda personal i arkivrelaterade frågor vid behov
• Förteckna handlingar från institutionerna

Respektive chef är arkivansvarig för de handlingar som upprättas inom den verksamhet som faller inom aktuellt ansvarsområde. Ansvaret för utförandet av det praktiska arbetet kan delegeras till någon i verksamheten som därmed blir arkivredogörare. Arkivredogörarnas uppgifter, förutom att bevaka arkivfrågor och förmedla information ut i organisationen, är framför allt att ordna och förteckna verksamhetens arkiv samt se till att föreskriven gallring sköts.

Tillsynsmyndighet i arkivfrågor är Riksarkivet. Riksarkivet genomför tillsyn/inspektioner av arkivverksamheten och tar fram föreskrifter och andra styrdokument för arkivvården vid samtliga statliga myndigheter,

Diarium

Mittuniversitetets diarieverksamhet är centraliserad, två registratorer placerade vid Universitetsledningens stab arbetar med att diarieföra handlingar. Ingen diarieföring utförs i verksamheten, handläggare mejlar eller skickar in handlingar till diariet.

Huvudregeln för allmänna handlingar är att de skall bevaras för evigt. Allmänna handlingar vid en statlig myndighet får dock gallras om det är fastställt i någon av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) eller i förekommande fall i lokalt fattade gallringsbeslut. Vid Mittuniversitetet fattas gallringsbeslut av rektor. Finns handlingarna inte upptagna i föreskrift eller beslut får de inte gallras utan skall bevaras och arkiveras.

I Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan finns presenterat och sammanställt från föreskrifter och beslut vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras.

När handlingar gallras ska de förstöras. Innehåller handlingarna personuppgifter eller sekretessreglerad information ska de brännas eller strimlas, i annat fall kan de gå till pappersåtervinning. Kontakta arkivarien vid Universitetsledningens stab om du har frågor om hur du går tillväga.

Handlingar som bevaras ska arkiveras, d v s ordnas och förtecknas. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du har handlingar som ska bevaras.

Allmänna handlingar som skall bevaras skall ordnas och förtecknas. För handlingar på papper innebär det att de ska rensas på gem, plastfickor, kladdlappar (t ex post-its), gummiband och kopior. Gallringsbara handlingar behöver inte förtecknas och skall skiljas från de handlingar som ska bevaras. Pärmregister kan sitta kvar om de är av papper, plastregister plockas bort. Handlingarna plockas ur pärmar etc och läggs i arkivbeständiga syrafria arkivboxar som kan hämtas på respektive vaktmästeri. Boxarna ska vara tätt packade men inte bukta utåt.

Alla volymer (arkivboxar) ska redovisas i en arkivförteckning och få ett unikt signum. Det görs enligt allmänna arkivschemat tom VT 2013 för handlingar gällande utbildning och forskning, och för handlingar gällande central administration tom 31 december 2012. Fr om HT 2013 för utbildning och forskning respektive 1 januari 2013 för central administration använder Mittuniversitetet en verksamhetsbaserad arkivförteckning med punktnotation enligt en fastställd klassificeringsstruktur. Förteckningen görs i arkivredovisningssystemet Klara för respektive institution eller avdelning. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab för att få hjälp med att förteckna arkiv eller om du har frågor om arkivredovisning generellt.

När handlingarna är förtecknade märks varje arkivbox, längst ner på ryggen vid en markering på boxen, med en klisteretikett godkänd för att använda i arkiv, utskrivna ur arkivredovisningssystemet Klara. Av etiketten framgår arkivboxens innehåll och unika identitet. Etiketter kan beställas av arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab.

Mittuniversitetet har ett system för långsiktigt bevarande av elektronisk information. Arbetet med att föra över elektroniskt lagrad information från våra verksamhetssystem har påbörjats. Kontakta arkivarien vid Universitetsledningens stab i frågor rörande e-arkivering.

Ett diarium är ett register över myndighetens inkomna och upprättade handlingar. Att diarieföra är  det vanligaste sättet att registrera handlingar på och en stor del av Mittuniversitetets handlingar diarieförs. Av diariet framgår när en handling har kommit in till myndigheten eller upprättats, vad handlingen rör och vem som är avsändare eller mottagare. I Mittuniversitetets diarium skannas också själva handlingen i de flesta fall in. För att skapa struktur och öka sökbarheten förs handlingar samman till ärenden som rör samma fråga. En tydlig ärendemening sammanfattar vad ärendet rör och gör det sökbart. Varje ärende har ett unikt diarienummer som består av året och ett löpnummer, t ex MIUN 2013/XXXX samt en klassificering enligt vår klassificeringsstruktur som utgör diarieplan.

Syftet med att diarieföra är att skapa struktur, sammanhang, sökbarhet och uppföljningsmöjligheter för handlingar som inte har någon naturlig sorteringsordning. Det kan t ex röra korrespondens, avtal, överenskommelser, styrdokument, beslut etc. Ett annat syfte är att tillgängliggöra handlingar, både inom organisationen och externt mot allmänhet, media och andra myndigheter som en del i den insyn som enligt offentlighetsprincipen ska finnas hos en myndighet.

Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) måste diarieföras. Det beror på att myndigheten inte kan lämna ut handlingen utan sekretessprövning, därför skall det, på grund av allmänhetens rätt till insyn, framgå av diariet att handlingen finns.

Vad som skall diarieföras och inte framgår av dokumenthanteringsplanen. Om du har frågor rörande diarieföring eller söker en diarieförd handling kan du kontakta registrator som organisatoriskt är placerad vid Universitetsledningens stab, ULS. Diariet är fysiskt placerat i Grönborgshuset (AÖ) i Sundsvall.

Har du handlingar som skall diarieföras kan de mejlas till registrator@miun.se om du har handlingarna elektroniskt. Är originalen på papper skickar du dem med internposten.

Behöver du lägga upp ett ärende, d v s få ett diarienummer, för t ex ett beslut eller en utgående skrivelse kontaktar du registrator.

Du kan även söka handlingar själv i diariet via vår search port.

Läs mer här om personuppgiftshantering vid Mittuniversitetet.

Forskningsdata

För dig som är forskare vid Mittuniversitetet finns det samlad information och tjänster kring hantering av forskningsdata. Där finns även kortare beskrivning av bevarande av forskningsdata. 

Handlingar rörande forskning och forskningsadministration

Nedan finns information om bevarande och gallring av handlingstyper som rör administration, planering och genomförande av forskning samt tillgängliggörande av forskningsresultat.

Hanteringen gäller både för äldre material och för det som upprättas idag.

Handlingstyperna är plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2020/1267) processerna 5.1-5.3. Dokumenthanteringsplanen är den kompletta förteckningen över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. Titta i dokumenthanteringsplanen för att se processerna i sin helhet.

Frågor

Vid frågor, kontakta arkivfunktionen vid universitetsledningens stab. Om du arbetar på ekonomiavdelningen och har frågor, kontakta arkivredogörare/-ansvarig Anna-Karin Odelberg.

Förklaring av begrepp

• Bevaras = Bevaras för alltid och arkiveras.
• 13 år = Gallras/förstörs/kastas/raderas efter innevarande års utgång plus 13 år. Handlingarna förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv, närarkiv eller i arkivskåp under gallringsfristen. Se mer information nedan.
• Vid inaktualitet = Gallras/förstörs/kastas/raderas när handlingen inte behövs i verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet.
• Diarieförs = Bevaras av centrala diariefunktionen vid universitetsledningens stab. Avdelningsekonom, forskningsadministratör eller motsvarande behöver då inte bevara handlingarna.

Forskningsfinansiering

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Ansökan med bilagor
• Datahanteringsplan
• Beslut (inkommande)
• Avtal
• Ansökan om utbetalning
• Beslut om utbetalning
• Delrapporter
• Slutrapport
• Ekonomisk slutredovisning

Handlingar som ska bevaras och kan diarieföras

Kan diarieföras eller arkiveras, hanteras projekt för projekt.

• Anteckningar från projektmöten.

Handlingar som gallras

• Fakturakopior, tjänstgöringsjournaler och annat underlag som behövs vid till exempel granskning och där originalet förvaras någon annanstans inom myndigheten. Gallras efter 13 år om det underlättar att förvara informationen samlad. Om underlaget inte behövs vid uppföljning eller lätt kan hämtas in kan det gallras vid inaktualitet.

Etisk granskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Ansökan om forskningsetisk granskning med bilagor
• Forskningsetiska kommitténs protokoll
• Etikprövningsmyndighetens beslut

Övriga tillstånd för forskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Ansökan
• Beslut
• Korrespondens av betydelse
• Offerter, antagna

Handlingar som gallras

• Korrespondens av tillfällig och ringa karaktär. Gallras vid inaktualitet.
• Offerter, ej antagna. Gallras vid inaktualitet.

Administrera forskningsuppdrag

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Avtal

Handlingar som gallras

• Resultat/Primärmaterial. Gallras efter 13 år. Det hanteras som Övrigt primärmaterial under Bedriva forskning.

Bedriva forskning

Handlingar som ska bevaras

• Primärmaterial som
  • har ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde,
  • är av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller
  • bedöms vara av stort allmänt intresse.
• Laboratorie- och projektdagböcker

Handlingar som antingen bevaras eller gallras

• Övriga handlingar processen genererar t ex korrespondens, överenskommelser, tjänsteanteckningar etc. Bevaras om handlingarna är av långsiktig betydelse för forskningsprojektet, övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ska diarieföras eller inte bedöms i varje enskilt fall.

Handlingar som gallras

• Övrigt primärmaterial. Gallras efter 13 år.
• Samtycken för behandling av personuppgifter inom forskningsverksamhet. Gallras när behandling/ publicering upphör. Samtycken avseende behandling av personuppgifter i forskningsverksamhet bevaras lika länge som själva personuppgifterna i primärmaterialet.
• Information enligt art 13-14, dataskyddsförordningen. Gallras när behandling/ publicering upphör.

Utreda misstankar om oredlighet i forskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Anmälan
• Yttrande från Etikprövningsmyndigheten
• Yttrande från sakkunniga

Tillgängliggöra forskningsresultat, publikationer

Handlingar som ska bevaras

• Digitala publikationer. Exempelvis artiklar, rapporter etcetera bevaras i DiVA.
• Övriga publikationer. Ett arkivexemplar av varje bevaras av respektive institution.

Hantering av handlingar som ska bevaras

Diarieföring

1. Handlingar som ska diarieföras i projekt som fortfarande pågår skickas till den centrala diariefunktionen vid universitetsledningens stab för registrering i diariet samt för arkivering.
2. Handlingar som inte är diarieförda, men som skulle ha varit det och tillhör ett avslutat projekt där övriga handlingar är diarieförda skickas till den centrala diariefunktionen vid universitetsledningens stab för registrering och arkivering
3. Handlingar som borde ha varit diarieförda, men som tillhör ett avslutat projekt där inga handlingar finns registrerade i diariet arkiveras, utan att diarieföras, vid respektive fakultet.

Gallring och rensning

Punkterna nedan gäller handlingar som ska arkiveras men inte diarieföras, samt handlingar som inte ska diarieföras.

1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Bara handlingar som skall bevaras ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist (13 år) förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv, närarkiv eller i arkivskåp. Kontakta arkivfunktionen vid universitetsledningens stab om du är osäker på var materialet ska förvaras.
2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-its etc. Häftklamrar kan sitta kvar.

Arkivläggning

1. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek.
2. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv: Mittuniversitetet, Avdelning/forskningscentra/motsvarande, tid (till exempel 2013) och vad boxen innehåller (till exempel enkäter, anteckningar från projektmöten etc.) enligt vad handlingen heter i dokumenthanteringsplanen.
3. Kontakta arkivfunktionen vid universitetsledningens stab, som kommer att förteckna materialet, och kom överens om var handlingarna ska ställas.