Upphandling

Hitta avtal

Beräkna kontraktsvärde

Mittuniversitetets upphandlings- och inköpsregler gäller för universitetets samtliga organisatoriska enheter samt i de projekt där universitetet deltar. Alla inköp och upphandlingar ska ske i samarbete med Mittuniversitetets upphandlare vid universitetsledningens stab, ULS.

Samtliga inköp och all upphandling vid Mittuniversitetet styrs av lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145). Med begreppet upphandling avses samtlig anskaffning av varor, tjänster och entreprenader, oavsett belopp, vid universitetet.

Syftet är att:

Säkra att all upphandling och alla inköp sker affärsmässigt med utnyttjande av tillgänglig konkurrens och i enlighet med LOU.
Bidra till att minska antalet leverantörer, öka kostnadsmedvetenheten och stärka universitetets inflytande och kontroll över upphandling- och inköpsprocess.
Minska universitetets kostnader för varor och tjänster, med bibehållen hög kvalitet.

Så här fungerar offentlig upphandling

Inköp och upphandling

Steg 1: Kontrollera att det inte finns något befintligt avtal

På avropa.se kan du kontrollera om det finns ett centralt statligt ramavtal att avropa från.

På följande sida kan du se om det finns ett ramavtal vid Mittuniversitetet.

Läs mer om att hitta avtal

Steg 2: Beräkna kontraktsvärde

Om inget avtal finns är det den totala kostnaden för ditt inköp som avgör hur du ska gå tillväga. Det finns en del att tänka på när du ska beräkna kontraktsvärdet. Det är till exempel den totala kostnaden som avgör, man behöver ta hänsyn till hela organisationen och du ska räkna med hela avtalets löptid.

Läs mer om hur man beräknar kontraktsvärdet.

Steg 3: Upphandlingsuppdrag

När du räknat ut ett kontraktsvärde och det överstiger 100 000 kr ska du fylla i ett Upphandlingsuppdrag och skicka det till ny.upphandling@miun.se. Behörig att skriva på uppdraget är person med delegation att teckna avtal för beräknat upphandlingsbelopp. Upphandlare kommer därefter att kontakta dig för mer information och ett uppstartsmöte.

Upphandlingsuppdrag

Steg 4: Utformning av underlag

Ett upphandlingsunderlag skapas alltid oavsett typ av upphandling.

För de upphandlingar som överstiger 100 000 kr ska underlaget utformas i samarbete mellan beställare och Upphandling.

Ansvaret för krav på det som ska upphandlas ligger på beställaren och Upphandling formar i samarbete med beställaren kraven så att de passar upphandlingsform och lagstiftning.

Mer om kravställning finns att läsa hos Upphandlingsmyndigheten.

Avrop från Ramavtal

Avrop kan göras antingen från Mittuniversitetets egna ramavtal eller via de statliga ramavtalen upphandlade av Kammarkollegiet. Som statlig myndighet är Mittuniversitetet skyldiga att använda de statliga ramavtalen i största möjliga mån. När behovet inte täcks av de statliga ramavtalen upphandlas behovet av Upphandlingsfunktionen.

Rangordning

Ett ramavtal kan ha flera leverantörer och för att avropen ska ske i enlighet med upphandlingens resultat så kan avtalet vara rangordnat. Det innebär att ett avrop ska göras till den leverantör som tilldelats rangordning ett (1). Tackar den rangordnade ettan (1:an) nej till uppdraget/leveransen ska nästa leverantör i rangordningen tilldelas, dvs nr två (2).

Förnyad konkurrensutsättning

En förnyad konkurrensutsättning är en slags miniupphandling som bjuder in ramavtalets samtliga leverantörer att lämna anbud och konkurrera på nytt. Den leverantör som bäst uppfyller de behov och krav som finns hos beställaren tilldelas avtalet. Detta förekommer vanligen i de statliga ramavtalen som Kammarkollegiet tillhandahåller och en del av Mittuniversitetets ramavtal.

När avtalet är rangordnat görs avropet av respektive verksamhet själva om värdet på avropet understiger 100 000 kr. Stöd finns att tillgå om behov finns, kontakta då Upphandlingsfunktionen. Avrop över 100 000 kr samt vid avrop där förnyad konkurrensutsättning krävs kontakta Upphandlingsfunktionen för hjälp och genomförande.

Direktupphandling

Direktupphandling är anskaffningar som görs av offentliga myndigheter från första kronan till maximalt 700 000 kr. Det innebär att allt Mittuniversitetet köper in är upphandlingar i lagens namn och omfattas därmed av de krav och regler som omnämns i LOU 2016:1145.

Om värdet på inköpet understiger 100 000 kr för hela avtalsperioden ska den genomföras lokalt på avdelningen eller institutionen. Använd dokumenten nedan som utgör underlaget samt en av avtalsmallarna. Underlaget ska sedan diarieföras tillsammans med offerter samt avtal och slutligen mailas till avtal.upphandling@miun.se. Kontakta Upphandlingsfunktionen vid frågor eller funderingar.

Om värdet på inköpet överstiger 100 000 kr för hela avtalsperioden ska ett upphandlingsuppdrag (se blanketter nedan) fyllas i och skickas till ny.upphandling@miun.se. Upphandlingsfunktionen kommer då att göra en direktupphandling som annonseras i systemet e-Avrop. Direktupphandling kan genomföras då det totala värdet för hela avtalsperioden inte överstiger 700 000 kr.

Annonserad upphandling

När du ska köpa in varor eller tjänster till ett värde av mellan 700 000 kronor och 1 456 476 kronor och om inget ramavtal finns kommer Upphandlingsfunktionen göra en annonserad upphandling. Annonseringstid för annonserad upphandling brukar vara 30 dagar så att alla leverantörer kan ta del av underlaget och lämna sitt anbud i tid.

Öppen upphandling

När du ska köpa in varor eller tjänster som ligger över 1 456 476 kronor och inget ramavtal finns så ska en öppen upphandling göras. Det kommer Upphandlingsfunktionen hjälpa dig att genomföra. Lagstadgad annonseringstid för öppen upphandling är minst 30 dagar.

Hantering av avtalsförlängningar

I våra avtal finns, i tillämpliga fall, en klausul om avtalsförlängning. När avtalet registreras i avtalskatalogen läggs ett larm in senast tre (3) månader innan avtalet löper ut. Avtalskatalogen i systemet e-Avrop skickar ut ett automatiserat mail till avtalsägaren med information om att avtalet kan förlängas eller löper ut. Finns där förlängningsoptioner att nyttja måste avtalsägaren själv vara uppmärksam på dessa mail från e-Avrop. När avtalsägaren mottagit mailet från e-Avrop ska Upphandlingsfunktionen kontaktas. Avtalsägaren erhåller då en av Upphandlingsfunktionen ifylld blankett, avtalsförlängning, som sedan ska skickas till leverantören för underskrift. När blanketten är mottagen signerad ska den diarieföras och därefter sändas åter till ansvarig upphandlare i inskannat format. När Upphandlingsfunktionen fått den signerade blanketten aktiverar ansvarig upphandlare förlängningen i systemet.

Avtalen förlängs således aldrig automatiskt och aldrig utan att upphandlingsfunktionen fått en signatur på blanketten från leverantören. Därför kan avtal ibland ”försvinna” från avtalskatalogen för att det inte aktiverats någon förlängning och avtalet hamnar då i avtalsarkivet. Därför är det av yttersta vikt att vara uppmärksam på när dessa mail från e-Avrop kommer.

När ett avtal är på väg att löpa ut följ nedanstående steganvisning:

e-Avrop skickar ut ett automatiserat mail till avtalsägaren
Avtalsägaren tar ställning till om avtalet ska förlängas eller löpa ut
Avtalsägaren mailar ansvarig upphandlare för att erhålla ifylld blankett
Avtalsägaren skickar ifylld blankett till leverantören för signering
Avtalsägaren diarieför signerad blankett från leverantören
Avtalsägaren skickar inskannad blankett till ansvarig upphandlare
Ansvarig upphandlare registrerar blankett och aktiverar förlängningen i avtalskatalogen
Avtalsförlängningen är nu aktiverad

Finns ingen ytterligare förlängningsoption kvar att nyttja ska avtalsägaren initiera en ny upphandling.

Var ute i god tid!

Tänk på att en annonserad eller öppen upphandling tar tid. Det kan ta lång tid att ta fram kravspecifikationen och att skriva upphandlingsdokumentet. Det finns också ett lagstadgat krav om minst 30 dagars annonsering. Uppskattningsvis tar det mellan 3 till 8 månader från det att upphandlingsuppdraget mottagits tills dess att upphandlingen är färdig. Vid vissa komplexa upphandlingar kan tidsåtgången vara längre.

Forskningsundantaget

För forskningstjänster (ej varor) där resultatet utgör nytta för hela samhället, ej enbart för Mittuniversitetet, och som finansieras av externa parter behöver inte upphandlas. Är du osäker vad som gäller för just ditt forskningsprojekt, ta kontakt med Upphandlingsfunktionen på fraga.upphandling@miun.se.