Arkiv och diarium

Den information som skapas vid och kommer in till en myndighet utgörs till största delen av allmänna handlingar. Handlingar är allt som innehåller information av något slag, till exempel texter, bilder eller elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Minnesanteckningar, utkast och säkerhetskopior betraktas inte som allmänna handlingar. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen (1949:105) och är en del av offentlighetsprincipen.

Vissa allmänna handlingar måste bevaras, andra kan gallras. De handlingar som bevaras bildar myndighetens arkiv. Arkivering av allmänna handlingar ska ske efter att det ärende de hör till har slutbehandlats. Allmänna handlingar som inte hör till ett ärende ska arkiveras så snart de justerats eller färdigställts på annat sätt.

En myndighets arkiv är enligt arkivlagen (1990:782) en del av det nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.

Handlingarna registreras eller hålls i vissa fall ordnade på annat sätt. Det vanligaste sättet att registrera handlingar är att diarieföra dem. Handlingar som inte behöver registreras kan till exempel vara personalakter eller studentuppsatser som har en naturlig sorteringsordning och enkelt kan hållas ordnade. Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

De handlingar som inte registreras, ordnas och förtecknas för att bli sökbara genom en arkivförteckning.

Tillsyn

Tillsynsmyndighet i arkivfrågor är Riksarkivet. Riksarkivet genomför tillsyn/inspektioner av arkivverksamheten och tar fram föreskrifter och andra styrdokument för arkivvården vid samtliga statliga myndigheter.

Arkiv

Arkivorganisationen vid Mittuniversitetet är decentraliserad. Organisationen och dess respektive ansvarsområden finns beslutat i MIUN 2019/409. Arkivorganisationen kan sägas vara uppdelad i tre delar; den centrala arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab, fakulteterna och Förvaltningsavdelningen.

Arkivfunktionen Universitetsledningens stab

Den centrala arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab (ULS) ansvarar för att:

• Arkivverksamheten vid Mittuniversitetet håller god kvalitet.
• Sköta centralarkiven inklusive e-arkivet och leveranser dit från verksamheten.
• Ta fram arkivredovisning och andra styrdokument.
• Ordna och förteckna arkiv.
• Handleda, utbilda och informera personal i arkivrelaterade frågor.
• Sköta kontakter med Riksarkivet och andra myndigheter i arkivfrågor.
• Administrera systemstöd för arkivförteckning.

Fakulteterna

Administratörer och handläggare vid fakulteterna/institutionerna ansvarar för att:

• Förbereda för arkivering. Innebär bland annat att rensa, strukturera och boxlägga handlingar.
• Sköta föreskriven gallring.
• Bevaka arkivrelaterade frågor som berör deras verksamheten och vid behov uppmärksamma arkivfunktionen vid ULS om dessa.

Arkivfunktionen vid ULS ordnar och förtecknar handlingar från fakulteterna och institutionerna.

Förvaltningsavdelningen

Vid förvaltningen så finns det arkivredogörare. Dessa har liknande uppgifter som administratörer och handläggare vid fakulteterna/institutionerna, nämligen att:

• Förbereda för arkivering. Innebär bland annat att rensa, strukturera och boxlägga handlingar.
• Sköta föreskriven gallring.
• Bevaka arkivrelaterade frågor som berör deras verksamheten och vid behov uppmärksamma arkivfunktionen vid ULS om dessa.
• Fungera som kontaktperson gentemot arkivfunktionen vid ULS.

Arkivfunktionen vid ULS ordnar och förtecknar handlingar från förvaltningens avdelningar.

Registratur

Mittuniversitetets registratur är centraliserad, två registratorer placerade vid Universitetsledningens stab arbetar med att diarieföra handlingar. Ingen diarieföring utförs i verksamheten, handläggare e-postar eller skickar in handlingar till registraturen. Läs mer om diarieföring i avsnittet Diarium.

Nedan redovisas centrala begrepp från tryckfrihetsförordningen (TF) kopplade till handling och allmän handling. För att offentlighetsprincipen ska vara tillämplig, krävs att handlingen som efterfrågas är allmän.

Begreppet ”handling”

Enligt TF är en handling en framställning i skrift eller bild, men också en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på ett annat sätt, bara man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Ordet ”handling” betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder på, utan också till exempel en film- eller ljudupptagning, ett sms eller information i en databas.

Begreppet ”allmän handling”

En handling är allmän om

1. handlingen förvaras hos myndigheten och
2. handlingen enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där.

Begreppet ”förvarad” (pappersbunden information)

Beträffande pappershandlingar av skilda slag är det ofta lätt att avgöra när de enligt TF skall anses vara förvarade hos myndigheten. Så snart någon av vårt universitets medarbetare har eller kan få fysisk tillgång till dem (vanligen inom skolans lokaler, men även utanför, till exempel vid hemarbete eller tjänsteresa) kan man i praktiken utgå från att förvaringskravet är uppfyllt. Det saknar betydelse om handlingen i sig är diarieförd eller inte.

Begreppet ”förvarad” (elektronisk lagrad information)

När det gäller elektroniskt lagrad information kan det ibland vara svårare att avgöra vad som kan anses vara förvarat hos myndigheten.

Man brukar skilja på ”färdiga elektroniska handlingar” och ”potentiella handlingar”.

Färdiga elektroniska handlingar

En färdig elektronisk handling kan sägas motsvara en pappershandling. Alltså att den är i sin slutliga utformning, till exempel e-postmeddelanden, protokoll och beslut. Den här typen av handlingar anses förvarade hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Med tekniskt hjälpmedel avses till exempel datorer. Läs mer om e-post som allmän handling.

Potentiella handlingar

Potentiella handlingar är sammanställningar av olika elektroniska uppgifter som inte finns framtagna i läsbar form. Detta är vanligt i de olika IT-system som vi använder. Ett exempel på en potentiell handling är att med hjälp av information som finns lagrad i lönesystem skapa olika handlingar genom att göra olika val/utsökningar, till exempel avseende lönestatistiska uppgifter av olika slag.

Som princip gäller att det som är tillgängligt för vårt universitet att göra beträffande ”potentiella handlingar” också ska vara tillgängligt för allmänheten. Under förutsättning att sammanställningen kan ske genom ”rutinbetonade åtgärder”. Som myndighet är Mittuniversitetet skyldig att vid förfrågan i förekommande fall kunna anpassa tillgängliga standardprogram och göra nödvändiga bearbetningar av data som kan vara uppdelat i skilda register.

Beträffande elektroniskt lagrad information kan det i vissa fall dock vara förbjudet att ta fram ”potentiella” handlingar som direkt eller indirekt kan knytas till en person, oavsett om det skulle kunna göras genom rutinbetonade åtgärder.

Begreppet ”inkommen”

En handling har inkommit till Mittuniversitetet när den anlänt till våra lokaler (vid våra olika campus) eller på annat sätt tagits emot av behörig person (även om mottagandet sker utanför myndigheten, till exempel vid deltagandet i ett projektgruppsmöte på annan ort). E-postmeddelanden räknas som inkomna så snart de kan läsas på skärmen. Det saknar betydelse om handlingen är diarieförd eller inte. Läs mer om e-post som allmän handling.

Angår den inkomna handlingen verksamheten vid universitetet är det en allmän handling, trots att den kan ha adresserats till en bestämd person. Är det däremot så att den är adresserad till en bestämd person men inte avser verksamheten så är det inte en allmän handling, även om det i övrigt uppfyller kriterierna för det. Ett vanligt exempel på det här är post som fackligt engagerade får till sig på arbetsplatsen.  Avsändaren kan självfallet vara vem som helst; en annan myndighet (till exempel ett annat universitet), ett företag eller en enskild person.

TF gör ingen skillnad på pappersbunden information och elektronisk information. Det innebär att uppgifter som inkommer till universitetet eller behörig person inom universitetet via exempelvis USB-minnen eller annan databärare som överlämnas hit, anses som allmän handling så snart den anlänt till våra lokaler eller på annat sätt tagits emot av behörig person.

Det saknar normalt sett betydelse om handlingen, informationen/uppgifterna, från avsändarens synpunkt framstår som en färdig produkt eller som ett utkast, förslag eller liknande. Vissa remisser anses dock inte regelrätt inkomna, se mer nedan under rubriken Handlingar som inte är allmänna.

Begreppet ”upprättad”

I TF finns flera regler om när en handling anses upprättad.

Interna handlingar

Principen är att en handling som vi själva framställer som exempelvis en vetenskaplig rapport, ett protokoll från en fakultetsnämnd, en internutredning om en ny organisation eller underlaget till nästa utgåva av ett nyhetsbrev, blir allmän när den har fått sin slutgiltiga utformning.

Med det innebär att handlingar som hör till ett ärende, och som inte expedieras, anses upprättade senast när ärendet som sådant blivit slutbehandlat inom myndigheten.

Handlingar som inte hör till något ärende, och som inte expedieras, betraktas som upprättade när de justerats eller färdigställts på annat sätt.

Expedierade handlingar

En handling blir normalt upprättad när vi expedierar (skickar i väg) den utanför vårt universitet. Också de e-postmeddelanden som skickas ut från myndigheten till extern mottagare räknas som allmänna. De expedieras i och med att de sänds och blir därmed upprättade. Detta gäller vanligtvis oavsett i vilket skick den befinner sig i; om den är en färdig produkt eller om den enbart utgör ett utkast eller förslag. Vissa remisser anses dock inte regelrätt upprättade, se mer nedan under rubriken Handlingar som inte är allmänna.

Särskilt om tentamensresultat

Ett tentamensresultat blir upprättat antingen då examinator vid tentamensgenomgång meddelar resultatet muntligen eller i annat fall när resultat anslås vid studerandeexpedition eller blir tillgängligt via Studentportalen eller distribueras genom e-post.

Särskilt om protokoll

Protokoll inom Mittuniversitetet, från sammanträden med förekommande beslutande organ (högskolestyrelsen, fakultetsnämnder med flera) anses upprättade så snart de blivit justerade (d v s godkända) på föreskrivet sätt eller färdigställda på annat sätt. Ett justerat protokoll är således en allmän och offentlig handling.

Detsamma gäller förhandlingsprotokoll mellan Mittuniversitetet som arbetsgivare och arbetstagarorganisation, till exempel avseende avslutad lokal lönerevision eller andra motsvarande förhandlingsprotokoll.

Det avgörande i samtliga omnämnda fall är inte benämningen av handlingen som sådan, utan dess faktiska funktion. Således kan även handlingar som till exempel benämns minnesanteckningar bli betraktade som allmänna handlingar med tanke på att de egentligen fungerar som protokoll.

Offentlig eller sekretess

En allmän handling kan antingen vara offentlig eller omfattas av sekretess i delar eller sin helhet. Sekretessen regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen är viktig att ta hänsyn till såväl vid registrering/diarieföring som före ett eventuellt utlämnande.

Handlingar som inte är allmänna

Det finns flera exempel på handlingar som hanteras inom universitetet som inte är allmänna:

• Minnesanteckningar, under förutsättning att de inte innehåller uppgifter av betydelse för ett ärende (och som inte återfinns i det dokument som expedierats eller slutjusterats) eller att de i praktiken är att jämställa med protokoll. Det avgörande är alltså inte benämningen av handlingen, utan dess faktiska funktion. Handlingar som benämns minnesanteckningar kan alltså bli betraktade som allmänna handlingar. Begreppet ”minnesanteckningar” ska inte blandas samman med begreppet ”tjänsteanteckning”. En tjänsteanteckning är den skriftliga information som den som är ansvarig för visst ärende självt aktivt tillfört ärendet. En formell tjänsteanteckning är en allmän handling och skall diarieföras i det aktuella ärendet.
• Privat post. Om det är adresserat till en specifik person vid universitetet, blir det bara allmän handling om innehållet rör myndighetens verksamhet. Rör innehållet inte myndighetens verksamhet så är det inte en allmän handling.
• Utkast, eller koncept, som utarbetas inom Mittuniversitetet (till utredningar, framställningar eller beslut mm). Ett utkast kan också remitteras till andra myndigheter eller enskilda, utan att handlingen för den skull blir allmän hos myndigheten. Vanligt exempel är arbetsgrupper som består av representanter från olika myndigheter.
• Säkerhetskopior. Dessa bedöms endast vara till för att återskapa ofrivilligt förlorad information och att rätten till insyn från allmänheten inte omfattar den här typen av handlingar.
• Arbetsmaterial. Mycket av det som vi dagligen noterar för egen del vid arbetsmöten, konferenser, föreläsningar, telefonsamtal med mera, och behåller som noteringar i dator, i pärmar eller dylikt utgör inte heller allmänna handlingar. 
• Intern kommunikation. De uppgifter och handlingar som skickas mellan anställda, via internpost och e-post är (oftast) inte allmänna handlingar. Detta eftersom Mittuniversitetet är en myndighet, trots att vi inom oss är uppdelade i en rad olika enheter (fakulteter, institutioner, avdelningar och liknande).

För samtliga icke allmänna handlingar gäller dock att de blir allmänna handlingar om de tas om hand för arkivering.

Offentlighetsprincipen för handlingar som inte är allmänna

Det finns alltså en betydande mängd handlingar som inte är allmänna handlingar, oftast på grund av att de ännu inte hunnit bli upprättade eller för att de består av utkast, koncept eller minnesanteckningar som inte kan hänföras till allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen gäller inte för nämnda handlingar. Det hindrar inte att utlämnande av sådana uppgifter ändå kan ske i många fall, under förutsättning att Mittuniversitetet därmed inte bryter mot någon sekretessregel.

Om däremot ovan beskrivna handlingar sänds i väg utanför universitetet, till exempel till andra universitet, anses de dock i flertalet fall vara expedierade och blir därigenom att betrakta som allmänna handlingar. Vissa remisser anses dock inte regelrätt expedierade (se punkt Utkast eller koncept) och förblir ej allmänna även efter att de skickats i väg.

Bakgrund

E-postmeddelanden uppfyller kriterierna på allmän handling i samma utsträckning som brev som skickas till och från myndigheterna med konventionell post. Inom universitetet finns dock en risk att personadresserad e-post formellt inte kommer att hanteras som den konventionella posten bland annat avseende tillgängligheten i enlighet med offentlighetsprincipen.

När är inkommande e-post en inkommen allmän handling?

E-postmeddelanden som kommer i tjänsten till anställda vid universitetet från avsändare utanför universitetet, räknas som till myndigheten inkomna och därmed allmänna handlingar i samma utsträckning som konventionell post. Det innebär enligt den grundlagsfästa offentlighetsprincipen att vem som helst har rätt att ta del av sådana meddelanden, förutsatt att innehållet inte är hemligt. Myndigheten är skyldig att på begäran pröva en sådan framställning om att få ta del av sådana meddelanden på samma sätt som gäller annan inkommande post till myndigheten.

Särskilda regler gäller dock bl. a. vissa anbud i samband med upphandling och tävlingsskrifter och liknande där det bestämts en viss tidpunkt för gemensamt öppnande.

Tillämpliga lagregler

2 kap 1,3,4,6,12 §§ tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), samt offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641).

Närmare kommentar

E-postmeddelanden räknas som inkomna så snart de kan läsas på skärmen. Även om den anställde befinner sig på annan plats än på tjänstestället när han/hon tar emot ett e-postmeddelande som hör till tjänsten räknas meddelandet som inkommet till myndigheten. Den anställde måste då också tänka på att se till att få med sig meddelandet till arbetsplatsen.

Meddelanden som skickas internt mellan myndighetens organ och mellan dess anställda ger normalt inte upphov till allmänna handlingar i och med inkommandet, om det inte på det sättet väcks ett formellt ärende, t. ex. ett personalärende.

För bedömningen av om e-post ska anses som allmän eller inte, spelar det inte någon roll vem det är som skickat e-postmeddelandet, om inte detta är

av intern natur som nyss sagts. Avsändare kan vara enskilda (t.ex. studenter) eller andra myndigheter och företag, inom eller utom landet.

Notera att studenterna inte räknas till myndigheten i det här sammanhanget, varför brev från dem räknas som utifrån inkomna till myndigheten och därmed allmänna handlingar, även om studenten använt sig av det e-postsystem som myndigheten tillhandahåller. Observera särskilt att ingen korrespondens som en lärare i tjänsten har med sina studenter är av privat natur.

Får den anställde emellertid ett uteslutande privat meddelande räknas inte detta som allmän handling. Det gäller dock att skilja på vad som är tjänsteförhållanden och vad som rör strikt personliga förhållanden och att inte glömma att e-postsystemet är myndighetens arbetsredskap. Angår meddelandet myndighetens verksamhet så är det inte privat, med undantag för vissa meddelanden som en anställd får p.g.a. fackligt uppdrag eller liknande.

Vissa anställda har tillåtna bisysslor, till exempel i eget företag. Alla handlingar i form av e-post eller andra handlingar som rör bisysslan ska dock ovillkorligen hållas skilda från tjänsten. Egen e-postadress för dylika och andra privata meddelanden är en nödvändighet.

Att den anställdes namn anges i e-postadressen gör inte meddelandet automatiskt till privat eftersom adresseringen följer av det tekniska systemet. Arbetsgivaren får därför i princip kontrollera alla e-postmeddelanden för att försäkra sig om att allmänna handlingar hanteras på rätt sätt. Enligt JO:s rekommendationer bör dock den ordningen tillämpas, att den anställde lämnar fullmakt till annan anställd att öppna e-posten under frånvaro från arbetsplatsen på samma sätt som beträffande vanliga brev som kommer i kuvert adresserade med den anställdes namn överst. Särskilt viktigt är det att nyckelpersoner som avdelningschefer, kursansvariga lärare och befattningshavare med ansvar för myndighetsfunktioner som innefattar många externa kontakter lämnar sådana fullmakter. Vare sig ett brev kommer personligt adresserat i det ena

eller andra systemet gäller att mottagaren har en skyldighet att omgående ta ställning till om meddelandets innehåll är av privat natur eller om det rör sig om ett tjänstemeddelande. Är det senare fallet måste meddelandet hanteras enligt reglerna om allmänna handlingar.

”Skräppost”, som ibland flödar in genom e-postsystemet, såsom massutskickad reklam, SPAM och ovidkommande meddelanden som inte har något med myndighetens verksamhet att göra kan genast slängas och räknas inte som allmänna handlingar.

Det spelar normalt ingen roll vad avsändaren kan önska i fråga om meddelandets tillgänglighet för andra. Vad som ska hållas hemligt bestämmer varken mottagaren eller avsändaren i normalfallet över utan den saken regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

När är e-post att anse som en s.k. upprättad allmän handling?

Som allmänna handlingar räknas också e-postmeddelanden som skickas ut från myndigheten i samma utsträckning som andra handlingar som expedieras.

Tillämpliga lagregler

2 kap 1,3,7,9 och 12 §§ tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Närmare kommentar

Också de e-postmeddelanden som skickas ut från myndigheten till extern mottagare räknas som allmänna. De expedieras i och med att de sänds och blir därmed upprättade i lagens mening oavsett om innehållet i handlingen avses som definitivt eller inte. Den som skickar ut tjänstepost från någon annan dator än den som den anställde disponerar på tjänstestället måste också komma ihåg att se till att kopia av breven i någon form ”följer med tillbaka till arbetsplatsen”.

Många har den felaktiga uppfattningen att alla handlingar som hör till ett ärende blir allmänna först när ärendet avslutats och beslut fattats. Det

verkliga läget är att ett ärende i allmänhet innehåller handlingar som befinner sig på att så att säga skilda stadier i sammanhanget, och det gäller oavsett om de härrör från e-postsystemet eller inte.

I ärendet finns sålunda normalt utifrån inkomna och därigenom genast allmänna handlingar såsom ansökningar, yttranden m. m. Vidare finns handlingar som tillkommit hos myndigheten i form av minnesanteckningar, utkast och annat arbetsmaterial och som ofta inte blir allmänna alls, om de inte tillför ett ärende sakuppgift eller har expedierats. Exempel på anteckningar som tillför ett ärende sakuppgift kan vara sådana som görs i samband med referenstagning per telefon i ett tillsättningsärende. Sådan dokumentation ska sparas i ärendet och blir allmän handling senast när ärendet avslutats, om den alltså inte dessförinnan expedierats. Det finns handlingar som har expedierats innan beslut fattats och därigenom blivit upprättade och därmed allmänna, till exempel utlåtanden med mera som parten fått för yttrande. När så beslut till sist fattats blir alla handlingar allmänna som inte redan är det, och som inte omfattas av tidigare nämnt undantag. Myndighetsinterna e-postmeddelanden som hör till ett ärende anses alltså upprättade senast när ärendet är avslutat, om det rör sig om meddelanden som tillfört ärendet sakuppgift och som därför ska finnas kvar i handlingarna.

Angående s.k. delning gäller att när ett preliminärt utkast till till exempel beslut eller myndighetsskrivelse cirkuleras inom eller mellan myndigheter för samråd innan innehållet slutgiltigt bestäms räknas handlingen inte som allmän, varken hos avsändande eller mottagande myndighet, så länge syftet med överlämnandet är konsultativt och inte informativt. På motsvarande sätt kan utkast till uppsatser med mera som en student lämnat till en lärare för handledning betraktas.

Den formella hanteringen av de allmänna handlingarna i form av e-post

Alla allmänna handlingar, också i form av e-postmeddelanden, måste i alla led hanteras så att offentlighetsprincipen krav kan tillgodoses. Detta förutsätter bl. a. bra registrerings- och arkiveringssystem.

Tillämpliga lagregler

2 kap 1, 12–15 §§ tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:792).

Närmare kommentar

E-posten ska diarieföras i samma utsträckning som konventionell in- och utgående post. Så sker ofta inte idag, ens av den konventionella posten, men ett principiellt lagkrav finns och en bättre registreringsrutin innebär även allmänt en bättre ordning på dokumenten. Det blir möjligt att i enlighet med lagens krav genast tillhandahålla en allmän handling på begäran, att internt bilda sig en uppfattning om handlingsbeståndet på myndigheten samt att aktivt söka information.

Registreringen i sig gör inte handlingen till allmän utan det är de allmänna handlingarna som ska registreras. Dock undantas handlingar av ”ringa betydelse för myndighetens verksamhet.” från registreringskravet. Här åsyftas reklam, cirkulär, kopior och meddelanden som kommer enbart för kännedom, inaktuella kallelser med mera. Registrering får också underlåtas om handlingarna hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller har upprättats. Så kan vara fallet med vissa särskilda hanteringssystem för rapportering av studieresultat, personaluppgifter, ekonomihandlingar med mera. Den inkorg/inbox respektive utkorg/lista över sända meddelanden som uppkommer i vars och ens e-postsystem kan dock ej ersätta en formell registrering hos en myndighet som har så många anställda som ett universitet.

I övrigt bör noteras att inboxen och listan över sända meddelanden i sig räknas som allmänna handlingar och att listorna som sådana inte har något sekretesskydd. Det innebär till exempel att en journalist som vill ta del av en anställds lista över mottagna och skickade e-postmeddelanden har rätt till det. Listan bör då lämpligen skrivas ut. De separata e-postmeddelandena bedöms däremot var för sig i enlighet med vad som tidigare sagts i fråga om status av allmän handling eller inte och ifråga om eventuellt sekretesskydd för innehållet.

Allmänna handlingar ska förvaras så länge och på så sätt som krävs enligt gällande arkiv- och gallringsföreskrifter för olika slag av handlingar. Dessa finns sammanställda i Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan.

Offentlighetsprincipen innefattar bland annat rätten att ta del av allmänna och offentliga handlingar hos myndigheter. För att en handling ska vara allmän krävs att den uppfyller vissa kriterier. Dessa beskrivs närmare under avsnittet Handling och allmän handling.

Bakgrund

Allmänhetens insyn i offentlig förvaltning har gamla anor, ursprungligen redan från 1766. Centralt för olika lagregleringar har varit tryckfriheten, rätten att i skrift förmedla uppgifter och åsikter av olika slag. Ett motiv för den utveckling som skett har varit att stärka medborgarnas insyn i, och kontroll över, förvaltningen och rättsskipningen. Detta är något som ökat i betydelse i takt med den offentliga sektorns tillväxt under 1900-talet.

Detta är det egentliga syftet bakom den idag omfattande regleringen av det som brukar sammanfattas under begreppet offentlighetsprincipen. Den omfattar ett antal skilda grundlagsskyddade rättigheter för allmänheten:

• Rätten att närvara vid sammanträden med beslutade politiska församlingar (till exempel kommunfullmäktige och riksdag).
• Rätten att närvara vid domstolssammanträden.
• Rätten till yttrandefrihet och meddelarfrihet.
• Rätten att ta del av ”allmänna handlingar”.

I dag kommer dessa rättigheter till uttryck i tre av Sveriges grundlagar; regeringsformen (1974:152), tryckfrihetsförordningen (1949:105) och yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469). Genom dessa rättigheter kan

exempelvis effektiviteten och rättssäkerheten i skatte- och avgiftsfinansierad offentlig verksamhet fortlöpande sättas under granskning och debatt av såväl media som enskilda. Att detta är av stor, för att inte säga avgörande, betydelse för ett demokratiskt rättssamhälle är en uppfattning som är mycket djupt rotad i svensk förvaltningstradition.

Med tiden har offentlighetsprincipen kommit att ses i ett bredare perspektiv. Myndigheters handlingar innehåller en stor mängd faktauppgifter i de mest skilda ärenden. Tillgången till denna information är naturligtvis av betydelse för den allmänna debatten och medborgarnas ställningstaganden i skilda samhällsfrågor – allt i syfte att främja en levande demokrati. Här riktas inte bara uppmärksamheten på den enskildes rätt att ta del av offentliga handlingar i kommersiella syften, utan också på myndigheternas skyldighet att informera och sprida kunskap om sin verksamhet.

Offentlighetsprincipen hos Mittuniversitetet

Den offentliga insynsrätten enligt tryckfrihetsförordningen (TF) avser egentligen alla de uppgifter vårt universitet förfogar över. Det kan gälla allt ifrån personrelaterade uppgifter såsom namn, personnummer, betyg, lön och andra ekonomiska uppgifter till uppgift om myndighetens inköpsavtal eller om innehållet i anmälningar, skrivelser, utredningar, rapporter och beslut.

Allmänt

Huvudregeln för allmänna handlingar är att de ska bevaras för evigt. Allmänna handlingar vid en statlig myndighet får dock gallras om det är fastställt i lag, förordning eller någon av Riksarkivets generella eller myndighetsspecifika föreskrifter (RA-FS eller RA-MS). I vissa fall krävs ett tillämpnings-/gallringsbeslut för att få tillämpa gallrings utifrån föreskrifterna. Vid Mittuniversitetet fattas gallringsbeslut av förvaltningschefen. Finns handlingarna inte upptagna i författning eller gallringbeslut får de inte gallras utan ska bevaras och arkiveras.

I Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan finns presenterat och sammanställt från föreskrifter och beslut vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras.

Bevara

Handlingar som bevaras ska arkiveras, d v s ordnas och förtecknas. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du har handlingar, pappershandlingar såväl som elektroniska handlingar, som ska bevaras. Mer information om arkivering av pappershandlingar finns i avsnittet Arkivera pappershandlingar.

Gallra

Med gallra menas att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av

• betydelsebärande data,
• möjliga sammanställningar,
• sökmöjligheter, eller
• möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

Förutom att faktiskt slänga eller radera en handling så kan ibland till exempel konvertering räknas som gallring. Exempelvis om man konverterar en Excel-fil som innehåller olika formler och filtreringsmöjligheter, till en PDF. Det anses då som gallring eftersom man då går miste om sammanställnings- och sökmöjligheter.

Vid gallring av pappershandlingar som innehåller personuppgifter eller sekretessreglerad information ska de brännas eller strimlas, i annat fall kan de gå till pappersåtervinning.

När elektroniska handlingar ska gallras är det viktigt att säkerställa att de inte går att återskapa utan är permanent raderade.

Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du har frågor om hur du går till väga för att gallra.

Allmänt

Ett diarium är ett register över myndighetens inkomna och upprättade handlingar. Att diarieföra är det vanligaste sättet att registrera handlingar på, och en stor del av Mittuniversitetets handlingar diarieförs. Av diariet framgår när en handling har kommit in till myndigheten eller upprättats, vad handlingen rör och vem som är avsändare eller mottagare.

Syftet med att diarieföra är att skapa struktur, sammanhang, sökbarhet och uppföljningsmöjligheter.

Genom att diarieföra tillgängliggörs handlingar, både inom organisationen och externt mot allmänhet, media och andra myndigheter. Detta blir en del i den insyn som enligt offentlighetsprincipen ska finnas hos en myndighet.

Handlingar innehållande sekretess

Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) måste diarieföras. Det beror på att myndigheten inte kan lämna ut handlingen utan sekretessprövning, därför skall det, på grund av allmänhetens rätt till insyn, framgå av diariet att handlingen finns.

Diariet hos Mittuniversitetet

Registraturen är organisatoriskt placerad vid Universitetsledningens stab, ULS. Registraturen är fysiskt placerat i Grönborgshuset (AÖ) i Sundsvall.

Hos Mittuniversitetet används systemet W3D3 som diarium. Sedan 1 januari 2019 är hanteringen av allmänna handlingar som ska diarieföras helt digital.

Det innebär att alla handlingar finns elektroniskt i diariet. De pappershandlingar som skannas gallras i de flesta fall efter att skanningen genomförts enligt bestämmelser i Gallringsbeslut 2023-3 Gallring av pappershandlingar efter skanning.

Handlingar, både sådana som omfattas av formkrav och sådana som inte gör det, kan innehålla ett bevisvärde som inte kan föras över till elektroniska handlingar. Dessa behöver bevaras både som elektronisk kopia och som pappersoriginal med hänsyn till formkrav och bevisvärden. Det gäller exmpelvis handlingar med originalunderskrifter samt vissa handlingar inom forskarutbildningen. I bilaga till Gallringsbeslut 2023-3 Gallring av pappershandlingar efter skanning finns en lista över pappershandlingar som behöver bevaras i original.

Vad ska diarieföras

Vad som ska diarieföras och inte framgår av dokumenthanteringsplanen. Handlingar ska diarieföras så snart de har kommit in till eller upprättats hos Mittuniversitetet.

För att skapa struktur och öka sökbarheten förs handlingar samman till ärenden som rör samma fråga. En tydlig ärendemening sammanfattar vad ärendet rör och gör det sökbart. Varje ärende har ett unikt diarienummer som består av året och ett löpnummer, till exempel MIUN 2022/XXXX samt en klassificering enligt vår klassificeringsstruktur som utgör diarieplan.

Diarieföra och återsöka

Mittuniversitetets registratur når du via registrator@miun.se

Hit vänder du dig om du behöver skapa ett ärende, alltså få ett diarienummer.

Har du elektroniska handlingar som ska diarieföras ska de skickas med e-post till registraturen.

Handlingar som ska diarieföras är oftast kontorsdokument, dessa skickas i första hand som PDF/A-1, gärna tillsammans med originalfilen i sitt ursprungsformat (till exempel .docx eller .pptx). Andra handlingar i godkända filformat, exempelvis bilder, behöver inte konverteras om till PDF/A-1 utan skickas i sitt ursprungliga format.

Är originalen på papper skickar du dem med internposten.

Du kan själv söka handlingar i diariet via Diariesökning.  

Riksarkivet ställer krav på att handlingar lagras i ett godkänt format. Mittuniversitetet följer det Riksarkivet föreskriver och använder sig av följande format för olika typer av information:

• Kontorsdokument: Ges i första hand formatet PDF/A-1 (enligt SS-ISO 19005-1:2005).

• E-postmeddelanden: Ges något av formaten PDF/A-1 (enligt SS-ISO 19005-1:2005), XML eller HTML.

• Digitala bilder och skannade bilder: Ges något av formaten JPEG, PNG eller TIFF/IT. Skannade handlingar med övervägande textinnehåll ges formatet PDF/A-1 (enligt SS-ISO 19005-1:2005)

För närvarande saknas bestämmelser från Riksarkivet kring format för exempelvis video, men följande format är rekommenderade:

• Rörlig ljud- och bild: Ges något av formaten AVI, MP4, WAV eller BWF.

Handlingar ska i möjligaste mån framställas i korrekt format direkt. Konvertering är möjlig, och i många fall rekommenderad, men i vissa fall kan konvertering till korrekta format innebära allt för stora informationsförluster och ska då undvikas. Ett exempel på det är Excel-arbetsbok (.xlsx,) där det ofta finns avancerade formler och sök- och sammanställningsmöjligheter som försvinner vid konvertering till exempelvis PDF/A-1.

Är du osäker på vilket format du ska välja, eller har andra frågor om format? Kontakta arkivarie vid Universitetsledningen stab.

Allmänna handlingar som ska bevaras ska ordnas och förtecknas. Även vissa allmänna handlingar som gallras med längre gallringsfrister kan förtecknas, men på en mer övergripande nivå. Universitetets förtecknade handlingar förvaras till största delen i de centralarkiv som finns på respektive campusort samt i olika närarkiv. I centralarkiven finns även arkivhandlingar från Högskolan Östersund (1977–1993) och Högskolan Sundsvall/Härnösand (1977–1993). För att söka i våra arkiv, använd Arkivsök.

Förbereda

Detta avsnitt riktar sig i första hand till arkivredogörare och handläggare och administratörer på fakulteterna/institutionerna.

Innan pappershandlingar skickas till arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab eller placeras i våra arkivlokaler, behöver vissa förberedelser genomföras.

Rensa

Det är viktigt att rensa pappershandlingar på allt som kan skada pappret. Det innebär att exempelvis gem, plastfickor, kladdlappar (till exempel post-its) och gummiband ska tas bort. Häftklamrar kan lämnas kvar. Handlingar ska plockas ur pärmar, pärmregister kan sitta kvar om de är av papper, plastregister plockas bort. I samband med den här rensningen ska även eventuella kopior gallras bort.

Enkelsidiga

Handlingar som ska bevaras ska vara enkelsidigt utskrivna. Detta på grund av att det finns risk för att papper annars fastnar i varandra (bläcket ”klibbar fast”). Detta kan på lång sikt innebära risk för att text blir oläslig. Är handlingar dubbelsidigt utskrivna behöver en bedömning göras ifall blanka papper ska läggas emellan handlingarna, för att minska risken för informationsförlust.

Omslag

Använd pappersomslag för att hålla ihop handlingar som hör samman. Pappersomslaget ska vara arkivgodkänt, vitt och omsluta innehållet. Skriv med blyerts på omslaget vad det är för innehåll. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab (ULS) om du behöver omslag.

Omslag måste alltid användas, även om alla handlingar i en arkivbox hör ihop. Anledningen till det är att vi använder bruna arkivboxar.

Gallringsbara handlingar

Gallringsbara handlingar skall skiljas från de handlingar som ska bevaras. Handlingar som ska gallras ska vara tydligt märkta med information om tidpunkt för gallring. Denna tidpunkt kan framgå på exempelvis arkivboxen.

Boxlägga

Handlingarna läggs i arkivbeständiga syrafria arkivboxar. Det finns tre olika tjocklekar på arkivboxar tillgängliga via respektive vaktmästeri eller att beställa via serviceportalen.

Regeln är att boxarna ska vara tätt packade, men inte bukta utåt. Välj därför den storlek som passar bäst för mängden handlingar du har.

Skriv med blyerts på kortsidan av kartongen vad boxen innehåller. Skriv på den sida som utgör ”ryggen” om du tänker dig att du öppnar boxen som en bok.

När alla boxar är packade och uppmärkta, kontaktar ni vaktmästeriet på er ort för hjälp med flytt till arkivlokalen. I Östersund ska handlingarna till arkivlokalen i hus G, och i Sundsvall till arkivlokalen i hus R, om inte annat överenskommits med arkivfunktionen vid ULS.

När alla boxar är flyttade till arkivet, kontakta arkivfunktionen vid ULS om leveransen.

Ordna och förteckna

Alla volymer (arkivboxar) ska redovisas i en arkivförteckning och få ett unikt signum. Arkivfunktionen vid ULS ansvarar för förtecknande av samtliga universitetets arkivhandlingar.

Förtecknande kan ske antingen utifrån det allmänna arkivschemat eller genom verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Det allmänna arkivschemat används hos Mittuniversitetet:

• Till och med vårterminen 2013 för handlingar gällande utbildning och forskning, och
• Till och med 31 december 2012 för handlingar gällande central administration.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning, med punktnotation enligt fastställd klassificeringsstruktur, används hos Mittuniversitetet:

• Från och med höstterminen 2013 för utbildning och forskning, och
• Från och med 1 januari 2013 för central administration.

Förteckningen görs i arkivredovisningssystemet Klara för respektive institution eller avdelning. Kontakta arkivfunktionen vid ULS för att få hjälp med att förteckna arkiv eller om du har frågor om arkivredovisning generellt.

När handlingarna är förtecknade märks varje arkivbox, längst ner på ryggen vid en markering på boxen, med en klisteretikett godkänd för att använda i arkiv, utskrivna ur arkivredovisningssystemet Klara. Av etiketten framgår arkivboxens innehåll och unika identitet.

Gallra

Detta avsnitt riktar sig i första hand till arkivredogörare och handläggare och administratörer på fakulteterna/institutionerna.

Gallringsbara handlingar med längre gallringsfrist kan förvaras i de centrala arkivlokalerna. Föreskriven gallring utförs för vissa handlingar av arkivfunktionen vid ULS.

För de avdelningar hos Förvaltningsavdelningen som har arkivredogörare är det de som ansvarar för att gallring utförs av avdelningens handlingar. Handläggare och administratörer vid fakulteterna/institutionerna ansvarar för gallring av sina respektive fakulteters/institutioners handlingar.

Mittuniversitetet har ett system för långsiktigt bevarande och hantering av elektronisk information, ett så kallat e-arkiv. Arbetet med att föra över elektroniskt lagrad information från våra verksamhetssystem och vår verksamhet pågår. Kontakta arkivarien vid Universitetsledningens stab i frågor rörande e-arkivering eller behörighet till e-arkivet.

Forskningsdata

För dig som är forskare vid Mittuniversitetet finns det samlad information och tjänster kring hantering av forskningsdata. Där finns även kortare beskrivning av bevarande av forskningsdata. 

Handlingar rörande forskning och forskningsadministration

Nedan finns information om bevarande och gallring av handlingstyper som rör administration, planering och genomförande av forskning samt tillgängliggörande av forskningsresultat.

Hanteringen gäller både för äldre material och för det som upprättas idag.

Handlingstyperna är plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2020/1267) processerna 5.1-5.3. Dokumenthanteringsplanen är den kompletta förteckningen över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. Titta i dokumenthanteringsplanen för att se processerna i sin helhet.

Frågor

Vid frågor, kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab.

Förklaring av begrepp

• Bevaras = Bevaras för alltid och arkiveras.
• 13 år = Gallras/förstörs/kastas/raderas efter innevarande års utgång plus 13 år. Handlingarna förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv, närarkiv eller i arkivskåp under gallringsfristen. Se mer information nedan.
• Vid inaktualitet = Gallras/förstörs/kastas/raderas när handlingen inte behövs i verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet.
• Diarieförs = Bevaras av centrala diariefunktionen vid universitetsledningens stab. Avdelningsekonom, forskningsadministratör eller motsvarande behöver då inte bevara handlingarna.

Forskningsfinansiering

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Ansökan med bilagor
• Datahanteringsplan
• Beslut (inkommande)
• Avtal
• Ansökan om utbetalning
• Beslut om utbetalning
• Delrapporter
• Slutrapport
• Ekonomisk slutredovisning

Handlingar som ska bevaras och kan diarieföras

Kan diarieföras eller arkiveras, hanteras projekt för projekt.

• Anteckningar från projektmöten.

Handlingar som gallras

• Fakturakopior, tjänstgöringsjournaler och annat underlag som behövs vid till exempel granskning och där originalet förvaras någon annanstans inom myndigheten. Gallras efter 13 år om det underlättar att förvara informationen samlad. Om underlaget inte behövs vid uppföljning eller lätt kan hämtas in kan det gallras vid inaktualitet.

Etisk granskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Ansökan om forskningsetisk granskning med bilagor
• Forskningsetiska kommitténs protokoll
• Etikprövningsmyndighetens beslut

Övriga tillstånd för forskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Ansökan
• Beslut
• Korrespondens av betydelse
• Offerter, antagna

Handlingar som gallras

• Korrespondens av tillfällig och ringa karaktär. Gallras vid inaktualitet.
• Offerter, ej antagna. Gallras vid inaktualitet.

Administrera forskningsuppdrag

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Avtal

Handlingar som gallras

• Resultat/Primärmaterial. Gallras efter 13 år. Det hanteras som Övrigt primärmaterial under Bedriva forskning.

Bedriva forskning

Handlingar som ska bevaras

• Primärmaterial som
  • har ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde,
  • är av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller
  • bedöms vara av stort allmänt intresse.
• Laboratorie- och projektdagböcker

Handlingar som antingen bevaras eller gallras

• Övriga handlingar processen genererar t ex korrespondens, överenskommelser, tjänsteanteckningar etc. Bevaras om handlingarna är av långsiktig betydelse för forskningsprojektet, övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ska diarieföras eller inte bedöms i varje enskilt fall.

Handlingar som gallras

• Övrigt primärmaterial. Gallras efter 13 år.
• Samtycken för behandling av personuppgifter inom forskningsverksamhet. Gallras när behandling/ publicering upphör. Samtycken avseende behandling av personuppgifter i forskningsverksamhet bevaras lika länge som själva personuppgifterna i primärmaterialet.
• Information enligt art 13-14, dataskyddsförordningen. Gallras när behandling/ publicering upphör.

Utreda misstankar om oredlighet i forskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

• Anmälan
• Yttrande från Etikprövningsmyndigheten
• Yttrande från sakkunniga

Tillgängliggöra forskningsresultat, publikationer

Handlingar som ska bevaras

• Digitala publikationer. Exempelvis artiklar, rapporter etcetera bevaras i DiVA.
• Övriga publikationer. Ett arkivexemplar av varje bevaras av respektive institution.

Hantering av handlingar som ska bevaras

Diarieföring

1. Handlingar som ska diarieföras i projekt som fortfarande pågår skickas till den centrala diariefunktionen vid Universitetsledningens stab för registrering i diariet samt för arkivering.
2. Handlingar som inte är diarieförda, men som skulle ha varit det och tillhör ett avslutat projekt där övriga handlingar är diarieförda skickas till den centrala diariefunktionen vid Universitetsledningens stab för registrering och arkivering
3. Handlingar som borde ha varit diarieförda, men som tillhör ett avslutat projekt där inga handlingar finns registrerade i diariet arkiveras, utan att diarieföras, vid respektive fakultet.

Gallring och rensning

Punkterna nedan gäller handlingar som ska arkiveras men inte diarieföras, samt handlingar som inte ska diarieföras.

1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Bara handlingar som skall bevaras ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist (13 år) förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv eller e-arkivet, närarkiv eller i arkivskåp. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du är osäker på var materialet ska förvaras.
2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-its etc. Häftklamrar kan sitta kvar.

Arkivläggning

1. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek.
2. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv: Mittuniversitetet, Avdelning/forskningscentra/motsvarande, tid (till exempel 2013) och vad boxen innehåller (till exempel enkäter, anteckningar från projektmöten etc.) enligt vad handlingen heter i dokumenthanteringsplanen.
3. Kontakta arkivfunktionen vid universitetsledningens stab, som kommer att förteckna materialet, och kom överens om var handlingarna ska ställas.

Arkivera elektroniska handlingar

Har du elektroniska/digitala handlingar som ska arkiveras, kontakta arkivarie vid Universitetsledningens stab för mer information.

Läs mer om personuppgiftshantering vid Mittuniversitetet.