Behandling av personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en person som är i livet såsom uppgifter om namn, personnummer, e-postadresser och fotografier.

Personuppgifter behandlas för olika syften inom vår verksamhet. Inom utbildning behandlas studenters personuppgifter. Inom forskning sker behandling av forskningpersoners personuppgifter, det vill säga de som är deltagare i en forskningsstudie.

Personuppgifter behandlas också när det gäller anställda samt deltagare i konferenser eller andra evenemang. Det finns även andra situationer därpersonuppgifter behandlas, såsom vid kontakter och samarbeten mellan enskilda och andra organisationer.

I de flesta fall samlas personuppgifter in direkt från den enskilde. Detta sker vanligtvis genom kontakter mellan den enskilde och universitetet. I vissa fall kan även personuppgifterna samlas in från någon annan än från den enskilde själv

Vilka personuppgifter som behandlas beror helt på syftet med behandlingen i det enskilda fallet. Det kan bland annat handla om:

• Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress samt i förekommande fall personnummer
• Uppgifter som behövs till exempel vid hjälpåtgärder för studenter och anställda
• Bankuppgifter och andra ekonomiska uppgifter för ekonomiska transaktioner
• Uppgifter inhämtade inom ramen för deltagande i en forskningsstudie
• Information om studieresultat och annan information relaterat till studier
• Information som samlas in vid besök på universitetets webbplatser i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor
• Information vid deltagande i konferenser eller kurser
• Uppgifter som behövs vid anställning eller vid ansökan om anställning

Offentlighetsprincipen gäller svenska myndigheter, inklusive universitet. Detta betyder att var och en har rätt att begära att få ta del av information som finns vid universitetet. Informationen kan innehålla personuppgifter. Om inte sekretess gäller för personuppgifterna i fråga enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) så ska informationen lämnas ut. 

I vissa fall har universitetet som myndighet krav på sig att lämna ut personuppgifter till andra myndigheter. Det handlar till exempel om att lämna studenters studieresultat till Centrala studiestödsnämnden (CSN) eller anställdas och uppdragstagares löneuppgifter till Skatteverket.

Personuppgifter kan även i förekommande fall lämnas ut till universitets samarbetspartners till exempel inom ett forskningsprojekt, till leverantör eller till annan part som en följd av avtal mellan universitet och den enskilde.

Vid överföring till annan part vidtar universitet alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda personuppgifterna.

Personuppgifterna sparas så länge de behövs för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Informationen bevaras då regelverket för arkiv och allmänna handlingar anger det. Vilken information som bevaras respektive gallras/förstörs framgår av myndighetens arkivredovisning.

Universitet kan i verksamheten komma att föra över personuppgifter till tredje land, det vill säga till länder utanför EU/EES, då gäller särskild lagstiftning. Då vidtas alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en lämplig skyddsnivå för dessa personuppgifter.

Dataskyddsförordningen anger att den enskilde har ett antal rättigheter, här beskrivs de som är relavanta för de personuppgifter som behandlas vid universitetet.

Rätten till tillgång (registerutdrag) - en rätt att få bekräftelse på och information om din personuppgiftsbehandling. (art 15)

Rätten till rättelse – en rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. (art 16)

Rätt till invändning – en rätt att invända mot vår behandling, om denna sker med stöd av allmänt intresse eller som en del i myndighetsutövningen. Om invändning sker måste vi som myndighet visa att vi har hållbara skäl till att använda dina uppgifter. (art 21)

Rätt till begränsad behandling – en rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet eller invänder mot behandlingen. Under tiden som exempelvis riktigheten undersöks är det dock svårt, pga tekniska skäl, att begränsa användningen av uppgifterna. (art 18)

Om du anser att vår behandling inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen, har du också rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet.

• Allmän dataskyddsförordning (EU 2016/679)
• Till Integritetsskyddsmyndigheten sidor om dataskyddsförordningen

Personuppgiftsansvarig är Mittuniversitetet. Vid frågor om vår personuppgiftshantering kontakta universitetets dataskyddsombud

Synpunkter på vår hantering av personuppgifter kan lämnas till Integritetsskyddsmyndigheten.